Todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de seguimiento de candidaturas

No hay lugar para el debate: el capital humano es el único factor capaz de hacerte alcanzar tus objetivos empresariales. Para ello, todos deben aportar su granito de arena a través de talentos, competencias y experiencia. Pero ¿cómo identificar y contratar a los mejores para hacer que tu empresa prospere y se desarrolle?

Para contratar e integrar a nuevos empleados, necesitas un buen ATS (o sistema de seguimiento de candidaturas). De hecho, según los resultados del estudio realizado por Aptitude Research, las dos principales ventajas de un ATS son «la mejora en la toma de decisiones» (26 %) y «la optimización de tus procesos de contratación» (24 %). Otra cifra reveladora es que una de cada cuatro empresas tiene intención de modernizar su ATS en 2022 con el objetivo de mejorar las funciones, que son una prioridad para los recruiter.

Así que, si estás buscando un ATS por primera vez o si simplemente deseas reemplazar tu sistema actual, recuerda que un ATS es un software que debe permitirle a tu empresa y equipo de RRHH lo siguiente:

• Atraer talento fácilmente, examinar las solicitudes y comunicarse con los candidatos
• Crear perfiles y establecer relaciones con los mejores talentos
• Utilizar y analizar los datos disponibles para establecer y evaluar tu estrategia de contratación

Desde la publicación de la oferta de empleo hasta la propuesta de contratación al candidato seleccionado, el sistema de seguimiento de candidaturas te ayuda a administrar mejor cada etapa del proceso de selección. Generalmente, los recruiter utilizan su ATS para revisar las solicitudes recibidas, evaluar perfiles y ponerse en contacto con los talentos. Pero pueden ir más allá al automatizar el envío de los documentos de contratación para simplificar la última fase del proceso y acelerar el onboarding de las nuevas contrataciones. Estos sistemas están ideados para aumentar la eficacia del proceso y permiten a los recruiter liberar tiempo para hacer que la experiencia de cada candidato sea lo más humana posible.

El sistema de seguimiento de candidaturas más básico es una simple base de datos para almacenar la información de los candidatos. Por supuesto, los ATS modernos tienen la capacidad de hacer mucho más que almacenar nombres, apellidos y CV.

Un sistema de seguimiento de candidatos avanzado te permite aprovechar al máximo la promoción de puestos vacantes en portales de empleo. Esto se debe a que los candidatos que muestran interés en uno de tus anuncios se integran automáticamente en el flujo de comunicación para atraerlos al proceso. Sin mencionar que un ATS que integra IA mantiene la selección adecuada porque optimiza la búsqueda de candidatos al limitar los sesgos y prejuicios de contratación.

¿Quién necesita un ATS?

Al principio, los ATS encontraron su lugar en las grandes empresas que tenían que lidiar con grandes volúmenes de contratación. Pero hoy, ya no se basa en el volumen sino en la calidad y eficiencia del proceso, por eso estos sistemas ya no están reservados solo a los grandes grupos. Las PIMES no tardaron en darse cuenta de que también podían beneficiarse de la automatización de tareas de contratación porque estos sistemas permiten a todo tipo de organizaciones enfrentarse a los desafíos de contratación actuales.

¿Cómo funciona un sistema de seguimiento de candidaturas?

El ATS facilita la vida de los recruiter. En lugar de pasar horas clasificando currículums y organizando cada paso de la contratación candidato por candidato, el sistema de seguimiento de candidaturas permite a los RRHH administrar de manera eficiente todas las etapas del proceso de contratación.

Un ATS moderno tiene el poder de automatizar y gestionar cada fase de la contratación. Con este sistema, el recruiter publica automáticamente las ofertas de empleo, revisa solicitudes y programa entrevistas. Gracias a la inteligencia artificial (IA) y el procesamiento de lenguaje natural (NLP) integrados en el ATS, también pueden filtrar y clasificar a los candidatos más adecuados para cada puesto. El ATS optimiza tus tareas administrativas para que tengas más tiempo para ponerte en contacto con los candidatos y construir una experiencia de contratación positiva.

Una vez presentada la solicitud, los datos del candidato se mantienen en un vivero de talentos, dentro del ATS. De esta forma, los RRHH pueden seguir accediendo a los datos de todos los perfiles que mostraron interés por el puesto o por la empresa y que puedan estar interesados en futuras oportunidades.

¿Cómo se implementan los sistemas de seguimiento de candidaturas?

Desde el momento en que empiezan a contratar, las empresas necesitan un sistema de seguimiento de candidaturas online que les ofrezca flexibilidad y estabilidad en la gestión de solicitudes. Para ello, un ATS debe adaptarse al sistema de gestión de recursos humanos existente (si lo hay) y también debe ser compatible con los medios de cada empresa. Además, debe adaptarse a los desafíos y novedades del futuro, por eso, antes de definir y establecer la implementación de un ATS, ten en cuenta las bases de datos y los sistemas con los que ya contáis, así como vuestros requisitos en materia de información. Todo ello es esencial para sentar las bases de un sistema de gestión que ofrezca lo mejor para tu empresa.

ATS versus CRM

Desde el momento en que un recruiter publica una oferta en un portal de empleo hasta la propuesta de contratación final, el ATS ayuda a facilitar cada paso del proceso de contratación. Un sistema de gestión de relaciones con los candidatos (CRM) también agiliza la contratación, pero se enfoca más en desarrollar viveros de talentos activos y pasivos a través de lo que se conoce como embudo de contratación (ver nuestro artículo sobre inbound recruiting). Ya sea a través de correos electrónicos de marketing, eventos de captación o recomendaciones de trabajo automatizadas, un CRM permite a los recruiter mantenerse en contacto con los posibles candidatos. Para obtener más información sobre la diferencia entre el sistema de gestión de relaciones con los candidatos y el sistema de seguimiento de candidatos, haz clic aquí y descubre por qué ambos son esenciales para la adquisición de talentos.

El mejor sistema de seguimiento de candidaturas:

• Facilita la comunicación con los candidatos. Ya sea por SMS, correo electrónico o mediante un chatbot, los candidatos reciben la información que necesitan de los recruiter. Al mismo tiempo, reciben notificaciones con cada actualización y todas las conversaciones quedan registradas en el ATS.
• Ayuda a construir tus viveros de talentos. El sistema de seguimiento de candidaturas es como un registro de todos los solicitantes que han postulado en tu empresa y los que han sido contratados. Es un vivero de talentos muy valioso en el que la empresa puede seguir buscando candidatos de acuerdo a los puestos que se vayan abriendo en el futuro.
• Proporciona una fuente de datos centralizada de los candidatos. Los recruiter y los equipos de recursos humanos de toda la empresa tienen acceso a los mismos datos relacionados con el proceso de contratación. La búsqueda por filtro se vuelve más fácil y así pueden encontrar a los candidatos ideales según los requisitos establecidos para cada puesto (competencias, experiencia, formación…).

Las ventajas de un sistema de seguimiento de candidaturas

Un ATS ofrece ventajas a toda la empresa, no solo a los recruiter. De hecho, al configurar un sistema de seguimiento de candidaturas, descubrirás que:

• Las tareas administrativas se simplifican y aumenta la productividad.
• Los recruiter tienen más tiempo para encontrar a candidatos más cualificados.
• La experiencia del candidato mejora.
• La inteligencia artificial te ayuda a aumentar tu vivero de talentos mientras se reducen los sesgos.
• El análisis de datos en tiempo real te guía en tus estrategias de contratación para encontrar el talento que necesitas.

Un buen ATS debe favorecer a todos los implicados en el proceso de contratación: al candidato que quiere encontrar un buen puesto, al recruiter que busca el perfil más adecuado y a la empresa que necesita a los mejores talentos.

Un ATS te permite contratar a los mejores equipos. Cualquier empresa que desee optimizar su proceso de contratación y ofrecer la mejor experiencia para todos los involucrados deben considerar incorporar un ATS.

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