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Intégration des collaborateurs et automatisation de l'onboarding

Qu’est-ce que l’intégration des employés ?

L’intégration des employés est le processus RH d’intégration officielle d’un nouvel employé dans une entreprise. En plus de doter les nouvelles recrues des outils nécessaires pour réussir dans leur nouveau poste, un programme d’intégration réussi offre aux nouvelles recrues les ressources nécessaires pour devenir des membres d’une main-d’oeuvre productive pleinement engagés et sensibilisés à la culture. Elle implique :

  • familiarisation du nouvel employé avec la culture, les règles et les responsabilités de l’entreprise dans son nouveau poste
  • consignation de l’employé dans le fichier de l’entreprise
  • inclure l’employé dans le système de paie
  • souscription de l’employé aux avantages sociaux de l’entreprise.

L’intégration des employés exige également que les nouveaux employés remplissent une quantité importante de documents dans le cadre de leur orientation initiale. Cela peut être un processus lourd, surtout si ces documents doivent être imprimés et remplis à la main. Certaines de ces fonctionnalités existent encore aujourd’hui, mais elles sont souvent facilitées par des applications logicielles qui facilitent le processus.

Certains processus d’intégration peuvent durer jusqu’à 12 mois, selon l’entreprise et le rôle. Il s’agit d’un processus complet qui initie et oriente l’employé à son nouveau poste, et il n’est pas considéré comme complet tant qu’il ne maîtrise pas son travail.

Dans le passé, l’intégration des employés consistait souvent à leur donner un paquet de bienvenue, qu’ils lisaient et répondaient ensuite aux questions les concernant, ou à les accompagner dans des séances de formation tout au long de leur processus d’intégration. Aujourd’hui, les entreprises peuvent utiliser des logiciels d’intégration spécialisés pour suivre, enregistrer et gérer le processus d’intégration des employés, ce qui le rend plus facile et plus productif.

Pourquoi l’intégration des employés est-elle importante ?

Les employés doivent commencer sur le bon pied lorsqu’ils sont embauchés, car leur expérience initiale dans une entreprise peut avoir un impact sur leur rendement au travail. Une solide expérience d’intégration peut permettre à l’employé de devenir productif dans son rôle plus rapidement, et peut l’aider à éviter une partie de l’anxiété qui accompagne souvent l’expérience du nouvel employé.

Une bonne expérience d’intégration affecte également la longévité des employés.
«Selon un article de SHRM (la Société de gestion des ressources humaines), 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s’ils ont une grande expérience d’intégration. »

« En outre, les entreprises disposant d’un processus d’intégration standardisé bénéficient de niveaux de productivité 50 % plus élevés de la part des nouveaux membres du personnel. »

Une fois les documents remplis et l’employé faisant officiellement partie de l’organisation, il a son premier jour de travail. Leur premier jour est le début du processus d’intégration.

Le premier jour, le nouvel employé sera initié à ses objectifs clés ainsi qu’aux attentes qui lui ont été imposées. Ils rencontreront leurs collègues et apprendront à connaître les personnes avec qui ils travailleront directement pour atteindre leurs objectifs. La première journée est également une étape importante pour familiariser l’employé avec la culture de l’entreprise, les opérations quotidiennes, les règles du bureau et d’autres sujets importants.

Au cours de la première semaine et des mois suivants, l’employé recevra une formation plus approfondie sur son rôle et ses responsabilités. L’équipe d’embauche, l’équipe de gestion ou le service des RH vérifieront périodiquement auprès de l’employé pour déterminer dans quelle mesure il progresse. Souvent, c’est pendant cette période que le nouvel employé travaillera sous la direction d’un mentor ou d’un superviseur direct responsable de sa formation.

D’ici la fin de la première année, le nouvel employé devrait atteindre la pleine productivité dans son rôle. Ils devraient être prêts à relever de nouveaux défis et à développer davantage leurs compétences. À partir de là, la plupart des entreprises se concentrent sur le maintien en poste des employés et le développement continu des compétences pour rendre leurs employés plus performants à l’avenir.

Éléments clés d’une expérience d’intégration standardisée et personnalisée

Éléments d’intégration standard

Au niveau macro, de nombreux éléments du processus d’intégration sont relativement normalisés. Par exemple, tout le monde dans l’entreprise doit remplir les documents généraux et les formations de l’entreprise. Les nouvelles recrues doivent être préparées avec une compréhension globale de l’entreprise. Ces éléments standard peuvent comprendre :

  • Valeurs, mission et culture de l’entreprise
  • Papiers de nouvelle embauche
  • Règles et procédures générales de l’entreprise
  • Processus métiers clés
  • Personnes importantes à connaître et organigramme (PDG, directeurs, etc.)

Éléments d’intégration individualisés

Les micro-éléments des meilleurs programmes d’intégration comprennent des éléments spécifiques au service, à la fonction et/ou à l’emplacement de l’employé. Pour comprendre pourquoi cela est important, réfléchissez un instant aux différences entre les services d’une organisation bien connue, comme un grand constructeur automobile.

Dans un tel scénario, serait-il logique d’embarquer une personne dans l’équipe des finances de la même manière qu’un mécanicien ?

Voici quelques exemples d’éléments inclus dans un programme d’intégration individualisé :

  • Culture du service ou du lieu de travail
  • Explication de la manière dont la fonction du nouvel employé s’intègre dans la stratégie et les objectifs globaux de l’entreprise
  • Attentes et objectifs mesurables en matière de gestion
  • Processus départementaux clés
  • Personnes importantes à connaître (manager, mentor, copain, membres de l’équipe)
  • Plan et objectifs de formation personnalisés

À quoi ressemble un programme d’intégration bien géré ?

Un programme d’intégration bien géré est à la fois bien pensé et coordonné. La chose la plus importante à retenir est que l’intégration n’est pas une solution universelle. Les employés, selon leur niveau de carrière, leur fonction, leur influence géographique ou culturelle, etc., auront besoin de différentes techniques d’intégration pour assurer leur réussite.

Bien que les programmes d’intégration varient considérablement d’une organisation à l’autre, plusieurs caractéristiques essentielles sont présentes dans tous les programmes d’intégration bien gérés.

En outre, les programmes d’intégration réussis :

  • Fournir des canaux de communication continus, clairs, concis et cohérents
  • Faciliter l’apprentissage à tous les niveaux de l’organisation
  • Aligner clairement les nouvelles recrues sur les stratégies métiers clés
  • Définir des jalons pour évaluer le succès d’une nouvelle embauche
  • Présenter les informations en quantités facilement digestibles
  • Renforcer la marque de l’emploi et d’autres aspects positifs de la culture de l’entreprise
  • Fournir à l’employé des éléments d’intégration standard et des éléments d’intégration individualisés

Meilleures pratiques d’intégration

Avec des milliers de clients dans presque tous les secteurs et dans le monde entier, nous avons vu ce qui fonctionne. Voici quelques bonnes pratiques d’intégration qui vous aideront à inspirer de nouveaux talents :

  1. Préparez les candidats au succès avant leur premier jour grâce à un programme d’intégration solide. La formation préliminaire, la paperasserie, les présentations et la familiarisation avec votre culture et vos valeurs peuvent être effectuées avant la date de début de votre nouvelle embauche.
  2. Continuez à renforcer la confiance et les relations entre vos recruteurs et les chercheurs d’emploi. L’intégration facilite la transition du candidat à l’employé, ce qui augmente la productivité tôt et la probabilité que les nouveaux employés restent plus longtemps.
  3. Concentrez-vous sur la culture et les valeurs de votre entreprise. Vos nouveaux employés ont passé beaucoup de temps à parler à vos recruteurs de ce que c’est que de travailler pour votre entreprise. L’intégration est le moment de les renforcer et de les rassurer sur le fait qu’ils ont fait le bon choix. Montrez aux nouveaux employés quelle approche et quelles valeurs les aideront à aller de l’avant et à contribuer à votre entreprise.
  4. Aidez les nouveaux employés à en savoir plus sur votre entreprise et à trouver des réponses aux questions les plus fréquemment posées. Utilisez un portail d’intégration pour inclure des informations sur votre entreprise, sa nouvelle équipe et son nouveau rôle, ses produits et services, ses avantages, ses événements à venir et sa logistique du premier jour, comme par exemple les points à emporter et les emplacements de stationnement.
  5. Inclure les recruteurs et les responsables du recrutement dans l’expérience d’intégration. Selon un rapport de la Harvard Business Review, 40 % des adultes déclarent se sentir seuls au travail. Les visages amicaux doivent apparaître tout au long de l’intégration, y compris les nouveaux groupes d’intégration.
  6. Assurez-vous que tout, ordinateurs portables, paquets d’intégration, documents, ressources de formation, etc., est configuré et prêt pour les nouvelles recrues dès le premier jour. Le niveau de préparation de votre entreprise donne le bon ton en termes de concentration, de productivité, d’efficacité et d’attentes. Ceci est encore plus important pour les employés distants

Automatisation de l’intégration

L’intégration est lente et sujette aux erreurs lorsqu’elle est manuelle et existe dans un silo. L’intégration automatisée accélère les workflows, élimine le travail fastidieux des recruteurs et facilite la communication entre les équipes RH, Finance, IT, les responsables du recrutement et les équipes individuelles.

Cela garantit que les nouvelles tâches d’embauche sont assignées et accomplies avant l’arrivée de nouvelles embauches.

En vous assurant que tout – ordinateurs portables, paquets d’intégration, paperasse, ressources de formation, etc. – est configuré et prêt pour les nouvelles recrues le premier jour, vous donnez le bon ton en termes de concentration, de productivité, d’efficacité et de vos attentes. De plus, les nouveaux employés ont tout ce dont ils ont besoin pour prendre pied.

Automatisation du processus d’intégration avec le logiciel d’intégration des employés

Le logiciel d’intégration des employés est une solution technologique qui rend l’intégration des nouveaux employés dans leur poste au sein d’une entreprise plus fluide et plus efficace. La plupart des organisations les plus prospères ont automatisé leurs programmes d’intégration avec des logiciels d’intégration des employés pour rationaliser leurs initiatives d’acquisition de talents et augmenter leur retour sur investissement. Le logiciel utilisé pour automatiser les programmes d’intégration contribue à réduire les coûts tout en améliorant la rétention et la productivité des employés à long terme. La plupart des logiciels d’intégration des employés sont désormais basés sur le cloud et incluent un tableau de bord numérique qui permet aux équipes d’acquisition de talents et aux gestionnaires de suivre et de communiquer sur les progrès d’un nouvel employé.

Le logiciel d’intégration des employés inclut également des outils pour simplifier les tâches élémentaires de l’intégration. Le personnel des RH peut utiliser le logiciel pour automatiser les tâches subalternes, telles que la production de documents fiscaux, afin qu’il puisse se concentrer sur des aspects plus importants de l’expérience d’intégration, tels que la progression de l’employé vers une productivité totale et sa compréhension de la culture de l’entreprise.

Dans l’ensemble, le logiciel d’intégration des employés permet à l’équipe des RH de suivre l’ensemble du processus d’intégration, depuis le moment où un employé est embauché jusqu’au moment où il devient compétent dans son rôle et au-delà.

Quelle est la place du logiciel d’intégration des employés dans le processus de recrutement ?

Le logiciel d’intégration des employés entre presque toujours en ligne de compte à la fin du processus de recrutement, après l’embauche d’un candidat par l’entreprise. Une fois qu’un candidat a été accepté, ses informations peuvent être transférées ou importées dans le logiciel d’intégration afin qu’il puisse commencer son voyage d’intégration.

La plupart des logiciels d’intégration des employés s’intègrent à d’autres systèmes de gestion des ressources humaines, tels que :

  • Paie
  • Gestion des avantages
  • Outils de gestion des performances

Avec la solution appropriée, les entreprises peuvent même intégrer leurs logiciels d’intégration à leurs outils de recrutement, ce qui permet une transition transparente de la candidature à l’intégration.

Par exemple, le logiciel iCIMS Text Engagement aide les recruteurs et les gestionnaires d’embauche à rester impliqués tout au long de l’expérience d’intégration et offre un autre moyen de communiquer et de s’enregistrer auprès des nouveaux employés. En intégrant iCIMS Offer Management, les employeurs peuvent fournir aux nouveaux employés des copies de leurs lettres d’offre dans leur portail d’intégration personnel. Cela rend l’expérience self-services, ce qui permet aux clients de gagner du temps à la recherche de copies originales.

Logiciel d’intégration de pointe inclut des modèles faciles à utiliser pour l’intégration, des outils de gestion des tâches et des messages automatisés, notamment des alertes de risque et des e-mails déclenchés. Pour le nouvel employé, la solution d’intégration peut inclure des tableaux de bord qui lui permettent d’interagir avec le logiciel via un portail sécurisé. Cela leur permet d’effectuer des tâches d’intégration, afin qu’elles soient suivies et enregistrées.

Pourquoi les logiciels d’intégration des employés sont-ils importants ?

De nombreuses organisations ont du mal à intégrer et à embaucher en général. Les entreprises qui embauchent des employés saisonniers doivent passer par le processus d’intégration rapidement et efficacement. Les entreprises dont le taux de rotation est élevé, telles que le secteur de la vente au détail, doivent être en mesure de remplir leurs rôles rapidement et de réduire leur temps pour atteindre la productivité autant que possible.

Le logiciel d’intégration des employés facilite l’intégration en automatisant les tâches fastidieuses qui entravent le travail réel d’intégration, telles que la production de documents fiscaux. Il établit une liste claire des tâches à accomplir, de sorte que chaque partie prenante puisse avoir une compréhension claire de l’endroit où chaque nouvel employé est dans son processus.

Plus important encore, ce type de logiciel fournit à l’équipe RH et au nouvel employé un processus transparent et standardisé pour intégrer de nouveaux employés, ce qui permet de gagner du temps et de créer une expérience cohérente pour tous les membres de l’entreprise. Grâce à un processus standardisé, l’entreprise peut collecter des données sur le processus d’intégration pour repérer les tendances et apporter des améliorations incrémentielles. Il est également plus facile pour le nouvel employé, car il peut compter sur le logiciel pour le guider dans son expérience.

La plupart des logiciels d’intégration aident également à respecter les obligations de conformité. Les meilleures solutions comprennent des outils pour la préparation, la signature et la gestion automatisées des formulaires gouvernementaux. Cela réduit les risques et garantit l’absence de perte de documents ou d’informations importantes.

Éléments à rechercher dans le logiciel d’intégration des employés

Au minimum, une solution d’intégration des employés doit inclure des fonctionnalités permettant à une entreprise d’effectuer les opérations suivantes :

  • Gestion transparente de la paperasserie
  • Garantir la conformité de la documentation, même dans les secteurs où la conformité est importante
  • Création de workflows de tâches automatisés pour les nouveaux employés et le personnel des ressources humaines
  • Suivre la progression des employés dans le processus d’intégration
  • Créer une source unique de vérité pour les informations sur les employés
  • Générer des analyses et des rapports sur le processus d’intégration

Les meilleures solutions permettent des intégrations complexes dans vos logiciels RH existants. Vous devriez également être en mesure de suivre le processus d’intégration sur plusieurs systèmes, y compris les logiciels de gestion du capital humain et de paie. Cela permet de déplacer facilement les enregistrements du nouvel employé vers d’autres systèmes après leur embauche.

Retour sur investissement intégré

Pour établir le retour sur investissement, on peut regarder les rendements possibles pour une entreprise hypothétique de 200 salariés. Si l’on considère le chiffre d’affaires moyen et la croissance, le coût d’intégration manuelle des nouveaux employés est d’environ 102 000 $ par an.

En automatisant le processus d’intégration, cette société de l’échantillon a réalisé un retour sur investissement de plus de 79 000 $ par an !

Comment cela est-il possible, vous demandez ? Premièrement, en automatisant le processus d’intégration, la société a éliminé tous les coûts associés à l’envoi postal. Les formulaires électroniques, tels que le W-4 et le I-9, ont été automatisés, ce qui réduit le temps de préparation et de traitement des documents.

Deuxièmement, la logistique, telle que la coordination de la configuration des bureaux, des commandes d’approvisionnement et des demandes informatiques, a également été automatisée, ce qui a réduit le temps passé et donc les coûts associés à ces tâches. Rien que ces changements ont réduit de moitié le coût d’intégration par embauche de l’entreprise hypothétique.

Bien que les chiffres utilisés dans les calculs ci-dessous puissent varier d’une organisation à l’autre, l’objectif est clair : l’automatisation du processus d’intégration permet à une organisation de gagner un temps et de l’argent considérables.

Logiciel d’intégration des employés d’iCIMS

iCIMS Onboarding accélère le processus d’intégration grâce à des processus d’intégration automatisés, des modèles, des tâches et des formulaires électroniques. Suivez l’intégralité du processus d’intégration sur plusieurs systèmes et intégrez votre logiciel d’intégration en toute transparence avec vos autres solutions RH.

  • Préparer les nouveaux employés à la route à venir grâce à des portails d’intégration qui les guident tout au long de leur voyage.
  • Inclure des messages et des vidéos personnalisés, ce qui facilite la mise en valeur de votre marque unique et l’engagement des nouveaux employés. Même si vous travaillez dans un secteur où la conformité est élevée, iCIMS facilite la mise en conformité avec les outils de paperasserie virtuels.
  • Automatisez la gestion de vos documents fiscaux pour vous assurer qu’ils sont exempts d’erreurs et facilitez la conformité pour vos nouveaux employés grâce à un guide intuitif.

Ressources

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