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Automatización de incorporación y incorporación de empleados

¿Qué es la incorporación de empleados?

Incorporación de empleados es el proceso de recursos humanos para integrar oficialmente a un nuevo empleado en una empresa. Además de equipar a los nuevos empleados con las herramientas necesarias para tener éxito en su nuevo puesto, un programa de incorporación exitoso proporciona a los nuevos empleados los recursos para convertirse en miembros de una fuerza laboral productiva plenamente comprometidos y culturalmente conscientes. Implica:

  • familiarizar al nuevo empleado con la cultura, las políticas y las responsabilidades de la empresa en su nuevo puesto
  • registrar el empleado en la lista de la empresa
  • incluir al empleado en el sistema de nómina
  • inscribiendo al empleado para obtener beneficios de la empresa.

La incorporación de los empleados también requiere nuevas contrataciones para completar una cantidad significativa de papeleo como parte de su orientación inicial. Esto puede ser un proceso engorroso, especialmente si ese papeleo debe ser impreso y rellenado a mano. Algunas de estas características permanecen en la actualidad, pero a menudo se ven facilitadas por aplicaciones de software que facilitan el proceso.

Algunos procesos de incorporación pueden durar hasta 12 meses, dependiendo de la empresa y el rol. Es un proceso completo que introduce y orienta al empleado a su nuevo puesto, y no se considera completo hasta que no sean competentes en su puesto.

En el pasado, la incorporación de los empleados a menudo implicaba darle al empleado un paquete de bienvenida, que leía y luego respondía a preguntas sobre, o pasear al empleado a través de sesiones de capacitación durante su proceso de incorporación. En la actualidad, las empresas pueden utilizar software especializado de incorporación para realizar un seguimiento, registrar y administrar el proceso de incorporación de los empleados, lo que facilita y hace más productivo.

Por qué es importante la incorporación de empleados?

Los empleados necesitan empezar con el pie derecho cuando son contratados, ya que su experiencia inicial con una empresa puede impactar su desempeño laboral en el futuro. Una experiencia de incorporación sólida puede garantizar que el empleado sea productivo en su función más rápido, y puede ayudarles a evitar algo de la ansiedad que a menudo acompaña a la nueva experiencia del empleado.

Una buena experiencia de incorporación también afecta a la longevidad de los empleados.

“Según un artículo de SHRM (la Society for Human Resource Management), el 69% de los empleados tienen más probabilidades de permanecer con una empresa durante tres años si tienen una gran experiencia de incorporación.”

“Además, las organizaciones con un proceso de incorporación estandarizado experimentan niveles de productividad un 50% más altos en los nuevos miembros del personal.”

Si bien cada organización tiene diferentes técnicas de incorporación, lo importante es recordar que cuanto más rápido se sienta bienvenido un nuevo empleado y preparado para su nuevo trabajo, más rápido será capaz de contribuir al éxito general de la empresa. Como señala SHRM, los empleados que están a bordo utilizando la técnica de hundimiento o natación a menudo luchan para averiguar qué se espera y cómo pueden tener éxito en su nuevo lugar de trabajo.

El proceso de incorporación de empleados

Una vez que se completa el papeleo y el empleado forma parte oficialmente de la organización, tienen su primer día de trabajo. Su primer día es el comienzo del proceso de incorporación.

El primer día, el nuevo empleado será presentado a sus objetivos clave, así como las expectativas que se han puesto sobre ellos. Conocerán a sus compañeros de trabajo y conocerán a las personas con las que trabajarán directamente para lograr sus objetivos. El primer día también es un paso importante para aclimatar al empleado a la cultura de la empresa, las operaciones diarias, las reglas de oficina y otros temas importantes.

Durante la primera semana y los meses siguientes, el empleado recibirá más formación sobre su función y responsabilidades. El equipo de contratación, el equipo de gestión o el departamento de recursos humanos se registrarán periódicamente con el empleado para determinar su progreso. A menudo, es durante este tiempo que el nuevo empleado trabajará bajo un mentor o un supervisor directo responsable de su formación.

Al final del primer año, el nuevo empleado debería alcanzar la plena productividad en su rol. Deben estar preparados para asumir nuevos retos y desarrollar aún más sus capacidades. A partir de este punto, la mayoría de las empresas se centran en los esfuerzos de retención de empleados y el desarrollo continuo de habilidades para hacer que sus empleados tengan más éxito en el futuro.

Elementos clave de una experiencia de incorporación estandarizada e individualizada

Elementos de incorporación estándar

A nivel macroeconómico, muchos elementos del proceso de incorporación están relativamente normalizados. Por ejemplo, todos en la empresa necesitan completar el papeleo general y los entrenamientos de la empresa. Las nuevas contrataciones deben prepararse con un entendimiento de la empresa en general. Dichos elementos estándar pueden incluir:

  • Valores de la empresa, misión y cultura
  • Papeleo de nueva contratación
  • Políticas y procedimientos generales para toda la empresa
  • Procesos empresariales clave
  • Personas importantes para conocer y organigrama (CEO, Directores, etc.)

Elementos de incorporación individualizados

Los microelementos de los mejores programas de incorporación incluyen elementos específicos del departamento, función y/o ubicación del empleado. Para ayudar a entender por qué esto importa, piense por un segundo en las diferencias entre los departamentos de una organización conocida, como un gran fabricante de automóviles.

En ese caso, ¿tendría sentido incorporar a una persona al equipo de finanzas de la misma manera que a un mecánico?

Algunos ejemplos de elementos incluidos en un programa de incorporación individualizado son:

  • Referencia cultural del departamento o de la ubicación de trabajo
  • Explicación de cómo encaja la función del nuevo empleado en la estrategia y los objetivos generales de la empresa
  • Expectativas y objetivos de gestión medibles
  • Procesos departamentales clave
  • Personas importantes para conocer (gerente, mentor, compañero, miembros del equipo)
  • Plan de aprendizaje personalizado y objetivos

Cómo es un programa de incorporación bien administrado?

Un programa de incorporación bien gestionado está bien pensado y coordinado. Lo más importante que hay que recordar es que la incorporación no es una talla única. Diferentes empleados, dependiendo del nivel de su carrera, función laboral, influencia geográfica o cultural, etc., requerirán diferentes técnicas de incorporación para asegurar el éxito.

Aunque los programas de incorporación varían mucho de una organización a otra, todos los programas de incorporación bien gestionados presentan varias características generales.

Uno de los elementos más importantes de un programa de incorporación exitoso es centrarse en la experiencia del nuevo empleado. La experiencia de incorporación debe ser enriquecedora, pero sencilla. Para ello, los requisitos de incorporación, como formularios y manuales, deben presentarse como un flujo de trabajo claro y autoexplicativo orientado a tareas.

Además de esto, programas de incorporación exitosos:

  • Proporcionar canales de comunicación constantes, claros, concisos y coherentes
  • Facilitar el aprendizaje en cada nivel organizacional
  • Alinee claramente las nuevas contrataciones con las estrategias empresariales clave
  • Establecer hitos para medir el éxito de la nueva contratación
  • Presentar información en cantidades fácilmente digeribles
  • Reforzar la marca de empleo y otros aspectos positivos de la cultura empresarial
  • Proporcionar al empleado elementos de incorporación estándar y elementos de incorporación individualizados

Prácticas recomendadas de incorporación

Con miles de clientes en casi todas las industrias y ubicados en todo el mundo, hemos visto lo que funciona. A continuación, te presentamos algunas de las mejores prácticas de incorporación que te ayudarán a inspirar nuevos talentos:

  1. Configure los candidatos para que tengan éxito antes de su primer día con un fuerte programa de incorporación. La formación preliminar, el papeleo, las presentaciones y la familiarización con su cultura y valores se pueden realizar antes de la fecha de inicio de su nuevo contrato.
  2. Continúe construyendo sobre la confianza y la relación entre sus reclutadores y quienes buscan empleo. La incorporación facilita la transición de candidato a empleado, aumentando la productividad antes de tiempo y la probabilidad de que los nuevos empleados permanezcan más tiempo.
  3. Enfócate en la cultura y los valores de tu organización. Sus nuevos empleados pasaron mucho tiempo hablando con sus reclutadores sobre cómo es trabajar para su empresa. La incorporación es el momento de reforzarlos y asegurarles que tomaron la decisión correcta. Muestre a los nuevos empleados qué enfoque y valores les ayudarán a salir adelante y contribuir a su empresa.
  4. Facilite a los nuevos empleados el obtener más información sobre su organización y encontrar respuestas a las preguntas más frecuentes. Utilice un portal de incorporación para incluir información sobre su empresa, su nuevo equipo y función, productos y servicios, beneficios, próximos eventos y logística del primer día, como qué llevar y dónde aparcar.
  5. Incluir a los reclutadores y a los gerentes de contratación en la experiencia de incorporación. Según un informe de Harvard Business Review, el 40% de los adultos declaran sentirse solos en el trabajo. Los rostros amigables deben aparecer durante todo el proceso de incorporación, incluidos los grupos de incorporación de nuevos empleados.
  6. Asegúrate de que todo -portátiles, paquetes de incorporación, papeleo, recursos de formación, etc.- esté configurado y listo para nuevas contrataciones en su primer día. El nivel de preparación de su empresa establece el tono correcto sobre el enfoque, la productividad, la eficiencia y las expectativas. Esto es aún más importante para los empleados remotos

Automatización de incorporación

La incorporación es lenta y propensa a errores cuando es manual y existe en un silo. La incorporación automatizada acelera los flujos de trabajo, elimina el trabajo ocupado de los reclutadores y facilita la comunicación entre los recursos humanos, las finanzas, la tecnología informática, los jefes de contratación y los equipos individuales.

Esto garantiza que las nuevas tareas de contratación se asignen y realicen antes de que lleguen las nuevas contrataciones.

Al asegurarse de que todo -portátiles, paquetes de incorporación, papeleo, recursos de formación, etc.- esté configurado y listo para nuevas contrataciones en su primer día, establece el tono correcto sobre el enfoque, la productividad, la eficiencia y sus expectativas. Además, las nuevas contrataciones tienen todo lo que necesitan para llegar al final.

Automatizar el proceso de incorporación con el software de incorporación de empleados

El software de incorporación de empleados es una solución tecnológica que hace que la integración de nuevos empleados en su puesto dentro de una empresa sea más fluida y eficiente. Muchas de las organizaciones más exitosas han automatizado sus programas de incorporación con software de incorporación de empleados para racionalizar sus iniciativas de adquisición de talento y aumentar su retorno de la inversión. El software utilizado para automatizar los programas de incorporación ayuda a reducir los costes al tiempo que mejora la retención de los empleados y la productividad a largo plazo. La mayoría del software de incorporación de los empleados se basa ahora en la nube e incluye un tablero digital que permite a los equipos de adquisición de talento y a los gerentes rastrear y comunicar el progreso de un nuevo empleado.

El software de incorporación de empleados también incluye herramientas para simplificar las tareas básicas de incorporación. El personal de RR.HH. puede utilizar el software para automatizar las tareas menores, como la presentación de documentos fiscales, para que pueda centrarse en aspectos más importantes de la experiencia de incorporación, como el progreso del empleado hacia la productividad plena y su comprensión de la cultura de la empresa.

En general, el software de incorporación de empleados permite al equipo de RR.HH. realizar un seguimiento de todo el proceso de incorporación, desde el momento en que se contrata a un empleado hasta el punto en que adquieren competencia en su función, y más allá.

¿Dónde encaja el software de incorporación de empleados en el proceso de contratación?

El software de incorporación de empleados casi siempre entra en escena hacia el final del proceso de reclutamiento, después de que un candidato ha sido contratado por la empresa. Una vez que un solicitante ha sido aceptado, su información puede ser transferida o importada al software de incorporación para que pueda comenzar su viaje de incorporación.

La mayor parte del software de incorporación de empleados se integra con otros sistemas de gestión de recursos humanos, como:

  • Nómina
  • Gestión de beneficios
  • Herramientas de gestión del rendimiento

Con la solución adecuada, las empresas pueden incluso integrar su software de incorporación con sus herramientas de contratación, lo que permite una transición sin problemas de la candidatura a la incorporación.

Por ejemplo, el software iCIMS Text Engagement ayuda a mantener a los reclutadores y a los gerentes de contratación involucrados durante toda la experiencia de incorporación y ofrece otra manera de comunicarse y registrarse con los nuevos contratados. Mediante la integración de iCIMS Offer Management, los empleadores pueden proporcionar a los nuevos empleados copias de sus cartas de oferta en su portal de incorporación personal. Esto hace que la experiencia sea autoservicio, ahorrando tiempo a los clientes buscando copias originales.

El mejor software de incorporación de su clase
incluye plantillas fáciles de usar para la incorporación, herramientas de administración de tareas y mensajes automatizados, incluidas alertas de riesgo y correos electrónicos activados. Para el nuevo empleado, la solución de incorporación puede incluir paneles que les permitan interactuar con el software a través de un portal seguro. Esto les permite completar las tareas de incorporación, de modo que se les realiza un seguimiento y se graban.

Por qué es importante el software de incorporación de empleados?

Muchas organizaciones luchan con la incorporación, y con la contratación en general. Las empresas que contratan a empleados de temporada necesitan pasar por el proceso de incorporación de forma rápida y eficiente. Las organizaciones con una alta tasa de rotación, como el sector minorista, necesitan poder desempeñar sus funciones rápidamente y reducir su tiempo para alcanzar la productividad en la medida de lo posible.

El software de incorporación de empleados ayuda automatizando las tareas engorrosas que interfieren con el trabajo real de incorporación, como la presentación de documentos fiscales. Crea una lista clara de tareas que deben completarse, de modo que cada participante pueda tener una idea clara de dónde está cada nuevo empleado en su proceso.

Más importante aún, este tipo de software proporciona al equipo de RR.HH. y al nuevo empleado un proceso transparente y estandarizado para incorporar nuevos empleados, lo que ahorra tiempo y crea una experiencia coherente para todos en la empresa. Con un proceso estandarizado, la empresa puede recopilar datos sobre el proceso de incorporación para detectar tendencias y realizar mejoras graduales. También es más fácil para el nuevo empleado, ya que puede confiar en el software para guiarlos a través de su experiencia.

La mayor parte del software de incorporación también ayuda con las obligaciones de cumplimiento. Las mejores soluciones incluyen herramientas para la preparación automatizada, firma y gestión de formularios gubernamentales. Esto reduce los riesgos y garantiza que no se pierdan documentos ni información importante.

Qué buscar en el software de incorporación de empleados

Como mínimo, una solución de incorporación de empleados debe incluir características que permitan a una empresa hacer lo siguiente:

  • Gestione sin problemas el papeleo de contratación
  • Garantizar el cumplimiento de la documentación, incluso en sectores con gran volumen de cumplimiento
  • Crear flujos de trabajo de tareas automatizados para nuevos empleados y personal de recursos humanos
  • Realizar un seguimiento del progreso de los empleados en el proceso de incorporación
  • Crear una única fuente de verdad para la información de los empleados
  • Generar análisis e informes sobre el proceso de incorporación

Las mejores soluciones permiten integraciones complejas en su software de RRHH existente. También debería poder realizar un seguimiento del proceso de incorporación en varios sistemas, incluidos el software de gestión de capital humano y nómina. Esto permite que los registros de la nueva contratación se trasladen fácilmente a otros sistemas una vez contratados.

Rendimiento de la inversión de la integración

Para establecer el retorno de la inversión, se pueden observar los posibles rendimientos para una hipotética empresa con 200 empleados. Suponiendo un promedio de rotación y crecimiento, el costo de incorporar manualmente a los nuevos empleados es de aproximadamente 102.000 dólares por año.

Mediante la automatización del proceso de incorporación, esta empresa de muestra obtuvo un rendimiento de la inversión de más de 79.000 dólares al año.

Cómo es posible, se pregunta? En primer lugar, mediante la automatización del proceso de incorporación, la empresa eliminó todos los costos asociados con el envío por correo. Los formularios electrónicos, como el W-4 y el I-9, se han automatizado reduciendo el tiempo de preparación y procesamiento de documentos.

En segundo lugar, la logística, como la configuración de la mesa de coordinación, las órdenes de suministro y las solicitudes de TI, también se han automatizado, lo que reduce el tiempo empleado y, por tanto, los costes asociados a estas tareas. Solo estos cambios redujeron a la mitad el coste de incorporación de la empresa hipotética por alquiler.

Aunque los números utilizados en los cálculos siguientes pueden variar de una organización a otra, el punto es claro: la automatización del proceso de incorporación ahorra a una organización una cantidad significativa de tiempo y dinero.

Software de incorporación de empleados de iCIMS

iCIMS Onboarding agiliza el proceso de onboarding a través de procesos de onboarding automatizados, plantillas, tareas y formularios electrónicos. Realice un seguimiento de todo el proceso de incorporación en varios sistemas e integre el software de incorporación sin problemas con las demás soluciones de recursos humanos.

  • Preparar nuevas contrataciones para el camino por delante con portales de incorporación que los guíen a través de su viaje.
  • Incluya mensajes y vídeos personalizados, lo que facilita mostrar su marca única y mantener a los nuevos empleados comprometidos. Incluso si trabaja en una industria con gran nivel de cumplimiento, iCIMS facilita el cumplimiento con las herramientas de papeleo virtual.
  • Automatice la gestión de sus documentos fiscales para asegurarse de que están libres de errores y hacer que el cumplimiento sea fácil para sus nuevas contrataciones a través de una guía intuitiva.

El proceso de incorporación debe ser emocionante y atractivo. iCIMS se encarga de todo el trabajo pesado, para que puedas concentrarte en traer a tu nuevo empleado al redil.

Recursos

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Thank you for your interest in iCIMS. A Sales representative will be in touch with you shortly.

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