Automazione dell'onboarding dei dipendenti

Cosa significa imbarco dipendente?

L’imbarco di un dipendente è il processo HR di integrazione ufficiale di un nuovo dipendente in un’azienda. Oltre a dotare i nuovi assunti degli strumenti necessari per avere successo nella loro nuova posizione, un programma di imbarco di successo fornisce ai nuovi assunti le risorse per diventare membri pienamente impegnati e culturalmente consapevoli di una forza lavoro produttiva. Comporta:

    L’imbarco di un dipendente richiede anche ai nuovi assunti di compilare una quantità significativa di documenti come parte del loro orientamento iniziale. Questo può essere un processo macchinoso, soprattutto se i documenti devono essere stampati e compilati a mano. Alcune di queste caratteristiche rimangono attuali, ma sono spesso agevolate da applicazioni software che rendono il processo più semplice.

    Alcuni processi di imbarco possono durare fino a 12 mesi, a seconda dell’azienda e del ruolo. Si tratta di un processo completo che introduce e orienta il dipendente alla nuova posizione, e non viene considerato completo fino a quando non è esperto nel loro lavoro.

    In passato, l’imbarco di un dipendente spesso implicava dare al dipendente un pacchetto di benvenuto, che leggeva e poi rispondeva alle domande, o accompagnare il dipendente attraverso sessioni di formazione durante il processo di imbarco. Oggi le aziende possono utilizzare software di onboarding specializzato per tenere traccia, registrare e gestire il processo di onboarding dei dipendenti, rendendolo più semplice e produttivo.

    Perché l’imbarco del dipendente è importante?

    I dipendenti devono iniziare con il piede giusto quando vengono assunti, in quanto la loro esperienza iniziale con un’azienda può incidere sulle loro prestazioni lavorative andando avanti. Una forte esperienza di imbarco può garantire che il dipendente diventi più produttivo nel suo ruolo più velocemente, e può aiutarli ad evitare alcune delle ansie che spesso accompagnano la nuova esperienza dipendente.

    Una buona esperienza di imbarco influenza anche la longevità dei dipendenti.

    “Secondo un articolo di SHRM (la Società per la gestione delle risorse umane), il 69% dei dipendenti ha più probabilità di rimanere con un’azienda per tre anni se ha una grande esperienza di imbarco.”

    “Inoltre, le organizzazioni con un processo di onboarding standardizzato registrano livelli di produttività superiori del 50% rispetto ai nuovi membri del personale.”

    Mentre ogni organizzazione ha diverse tecniche di imbarco, la cosa importante da ricordare è che più velocemente un nuovo assunto si sente benvenuto e preparato per il loro nuovo lavoro, più velocemente quel dipendente sarà in grado di contribuire al successo generale dell’azienda. Come sottolinea SHRM, i dipendenti che sono a bordo utilizzando la tecnica del lavandino o del nuoto spesso faticano a capire cosa ci si aspetta e come possono avere successo nel loro nuovo posto di lavoro.

    Processo di imbarco dei dipendenti

    Una volta che i documenti sono completati e il dipendente è ufficialmente parte dell’organizzazione, hanno il loro primo giorno di lavoro. Il loro primo giorno è l’inizio del processo di imbarco.

    Il primo giorno, il nuovo dipendente verrà introdotto ai suoi obiettivi chiave e alle aspettative che sono state poste su di loro. Incontreranno i loro colleghi e conosceranno le persone con cui lavoreranno direttamente per raggiungere i loro obiettivi. Il primo giorno è anche un passo importante per abituare il dipendente alla cultura aziendale, alle operazioni quotidiane, alle regole dell’ufficio e ad altri argomenti importanti.

    Durante la prima settimana e i mesi successivi, il dipendente sarà ulteriormente formato sul suo ruolo e le responsabilità assegnate. Il team di assunzione, il team di gestione o il reparto Risorse umane si consulteranno periodicamente con il dipendente per determinare il livello di avanzamento. Spesso, è durante questo periodo che il nuovo dipendente lavorerà sotto un mentore o un supervisore diretto responsabile della loro formazione.

    Entro la fine del primo anno, il nuovo dipendente dovrebbe raggiungere la piena produttività nel suo ruolo. Essi dovrebbero essere disposti ad affrontare nuove sfide e a sviluppare ulteriormente le proprie competenze. Da questo punto, la maggior parte delle aziende si concentra sugli sforzi di mantenimento dei dipendenti e sullo sviluppo continuo delle competenze per rendere i loro dipendenti più efficaci in futuro.

    Elementi chiave di un’esperienza di imbarco standardizzata e personalizzata

    Elementi di bordo standard

    A livello macro, molti elementi del processo di imbarco sono relativamente standardizzati. Ad esempio, tutti i dipendenti dell’azienda devono completare i documenti e la formazione aziendale. I nuovi assunti devono essere preparati con una comprensione dell’azienda nel suo complesso. Tali elementi standard possono includere:

    • Valori, missione e cultura dell’azienda
    • Documentazione per nuove assunzioni
    • Politiche e procedure aziendali generali
    • Processi aziendali chiave
    • Persone e organigramma importanti da conoscere (CEO, Direttori, ecc.)

    Elementi di bordo personalizzati

    I microelementi dei migliori programmi di imbarco includono elementi specifici per il reparto, la funzione e/o la posizione del dipendente. Per capire perché questo è importante, pensate un attimo alle differenze tra i reparti di una ben nota organizzazione, come una grande casa automobilistica.

    In un tale scenario, avrebbe senso imbarcare una persona nella squadra di finanza nello stesso modo in cui si sarebbe imbarcato un meccanico?

    Alcuni esempi di elementi inclusi in un programma di imbarco personalizzato includono:

    • Impostazioni cultura reparto o sede di lavoro
    • Spiegazione di come la funzione del nuovo assunto si inserisce nella strategia e negli obiettivi generali dell’azienda
    • Aspettative e obiettivi gestionali misurabili
    • Principali processi dipartimentali
    • Persone importanti da conoscere (manager, mentore, amico, membri del team)
    • Piano di apprendimento personalizzato e obiettivi

    Che aspetto ha un programma di imbarco ben gestito?

    Un programma di imbarco ben gestito è ben pensato e coordinato. La cosa più importante da ricordare è che l’imbarco non è una soluzione unica. I diversi dipendenti, a seconda del livello della loro carriera, della funzione lavorativa, dell’influenza geografica o culturale, ecc., richiederanno diverse tecniche di imbarco per garantire il successo.

    Anche se i programmi di imbarco variano notevolmente da organizzazione a organizzazione, ci sono diverse caratteristiche generali presenti in tutti i programmi di imbarco ben gestiti.

    Uno degli elementi più importanti di un programma di imbarco di successo è quello di concentrarsi sull’esperienza del nuovo assunto. L’esperienza di imbarco deve essere arricchente, ma semplice. A tal fine, i requisiti di onboarding come moduli e manuali dovrebbero essere presentati come un flusso di lavoro basato su attività chiaro e autoesplicativo.

    Oltre a questo, programmi di imbarco riusciti:

    • Fornire canali di comunicazione continui chiari, concisi e coerenti
    • Facilitare l’apprendimento a ogni livello organizzativo
    • Allineare chiaramente i nuovi assunti alle principali strategie aziendali
    • Impostare le tappe fondamentali per valutare il successo del nuovo assunto
    • Presenta le informazioni in quantità facilmente digeribili
    • Rafforzare il marchio dell’occupazione e altri aspetti positivi della cultura aziendale
    • Fornire al dipendente sia gli elementi di imbarco standard che gli elementi di imbarco personalizzati

    Procedure ottimali per l’imbarco

    Con migliaia di clienti in quasi tutti i settori e in tutto il mondo, abbiamo visto cosa funziona. Ecco alcune best practice per l’imbarco che ti aiuteranno ad ispirare nuovi talenti:

    1. Impostare i candidati per il successo prima del loro primo giorno con un forte programma onboarding. La formazione preliminare, i documenti, le presentazioni e la familiarizzazione con la cultura e i valori possono essere tutti eseguiti prima della data di inizio del nuovo assunto.
    2. Continua a basarti sulla fiducia e sul rapporto tra i tuoi selezionatori e le persone in cerca di lavoro. L’onboarding facilita la transizione da candidato a dipendente, aumentando la produttività in anticipo e la probabilità che nuove assunzioni restino più a lungo.
    3. Concentrati sulla cultura e sui valori dell’organizzazione. I tuoi nuovi assunti hanno passato molto tempo a parlare con i tuoi reclutatori su cosa significa lavorare per la tua azienda. L’imbarco è il momento di rafforzarli e rassicurarli che hanno fatto la scelta giusta. Mostrare ai nuovi assunti quale approccio e quali valori li aiuteranno ad andare avanti e contribuire alla vostra azienda.
    4. Per consentire ai nuovi assunti di acquisire maggiori informazioni sull’organizzazione e di trovare risposte alle domande più comuni. Usare un portale di imbarco per includere informazioni sull’azienda, sul nuovo team e ruolo, sui prodotti e servizi, sui vantaggi, sugli eventi futuri e sulla logistica del primo giorno, ad esempio su cosa portare e dove parcheggiare.
    5. Includere i responsabili delle assunzioni e i responsabili delle assunzioni nell’esperienza di imbarco. Secondo un Harvard Business Review report, il 40% degli adulti si sente solo al lavoro. I volti amichevoli dovrebbero comparire durante l’imbarco, compresi i gruppi di imbarco nuovi assunti.
    6. Assicurati che tutto – laptop, pacchetti di imbarco, documentazione, risorse per la formazione, ecc. – sia configurato e pronto per nuovi assunti il primo giorno. Il livello di preparazione dell’azienda imposta il giusto tono su messa a fuoco, produttività, efficienza e aspettative. Ciò è ancora più importante per i dipendenti remoti

    Automazione onboarding

    L’imbarco è lento e soggetto a errori quando è manuale ed esiste in un silo. L’onboarding automatizzato accelera i flussi di lavoro, elimina il lavoro aziendale per i selezionatori e facilita la comunicazione tra risorse umane, finanze, IT, responsabili delle assunzioni e singoli team.

    In questo modo le nuove attività di assunzione vengono assegnate e completate prima dell’arrivo di nuove assunzioni.

    Assicurandoti che tutto – laptop, pacchetti di registrazione, documentazione, risorse per la formazione, ecc. – sia configurato e pronto per nuovi assunti il primo giorno, puoi impostare il giusto tono su messa a fuoco, produttività, efficienza e le tue aspettative. Inoltre, i nuovi assunti hanno tutto ciò di cui hanno bisogno per battere la corsa a terra.

    Automazione del processo di imbarco con il software di imbarco dei dipendenti

    Il software di integrazione dei dipendenti è una soluzione tecnologica che rende l’integrazione dei nuovi dipendenti nella loro posizione all’interno di un’azienda più agevole ed efficiente. Molte delle organizzazioni di maggior successo hanno automatizzato i loro programmi di onboarding con il software di onboarding dei dipendenti per semplificare le loro iniziative di acquisizione di talenti e aumentare il loro ritorno sugli investimenti. Il software utilizzato per automatizzare i programmi di onboarding contribuisce a ridurre i costi, migliorando al contempo la conservazione dei dipendenti e la produttività nel lungo periodo. La maggior parte del software di imbarco dei dipendenti è ora basato sul cloud e include un dashboard digitale che consente ai team di acquisizione talenti e ai manager di tenere traccia e comunicare dei progressi di un nuovo dipendente.

    Il software per l’imbarco dei dipendenti include anche strumenti per rendere più semplici le attività più umili. Il personale delle Risorse Umane può utilizzare il software per automatizzare attività importanti, come la presentazione di documenti fiscali, in modo da potersi concentrare su aspetti più importanti dell’esperienza di imbarco, come i progressi del dipendente verso la piena produttività e la loro comprensione della cultura aziendale.

    In generale, il software di imbarco dei dipendenti consente al team HR di monitorare l’intero processo di imbarco, dal momento in cui un dipendente viene assunto al punto in cui diventa esperto nel loro ruolo, e oltre.

    Dove si inserisce il software di imbarco dei dipendenti nel processo di selezione?

    Il software per l’imbarco dei dipendenti viene quasi sempre inserito nel quadro verso la fine del processo di selezione, dopo che un candidato è stato assunto dall’azienda. Una volta che un richiedente è stato accettato, le sue informazioni possono essere trasferite o importate nel software di bordo in modo che possa iniziare il viaggio di imbarco.

    La maggior parte del software di imbarco dei dipendenti si integra con altri sistemi di gestione delle risorse umane, quali:

    • Ciclo paghe
    • Gestione dei vantaggi
    • Strumenti di gestione delle prestazioni

    Con la soluzione giusta, le aziende possono persino integrare il software di registrazione con i loro strumenti di selezione, consentendo una transizione senza problemi dalla candidatura all’onboarding.

    Ad esempio, il software iCIMS Text Engagement aiuta i responsabili delle assunzioni e dei reclutatori a rimanere coinvolti durante l’esperienza di imbarco e offre un altro modo per comunicare e archiviare con i nuovi assunti. Integrando iCIMS Offer Management, i datori di lavoro possono fornire nuove assunzioni copie delle loro lettere di offerta nel loro portale personale di imbarco. Questo rende l’esperienza self-service, risparmiando ai clienti tempo a caccia di copie originali.

    Miglior software di bordo include modelli di facile utilizzo per l’onboarding, strumenti di gestione delle attività e messaggi automatizzati, tra cui avvisi di rischio e e-mail attivate. Per il nuovo dipendente, la soluzione di onboarding può includere dashboard che consentono di interagire con il software attraverso un portale sicuro. Ciò consente loro di completare le operazioni di imbarco, in modo che vengano monitorate e registrate.

    Perché è importante l’installazione del software da parte dei dipendenti?

    Molte organizzazioni lottano con l’imbarco e con l’assunzione in generale. Le aziende che assumono dipendenti stagionali devono passare attraverso il processo di onboarding in modo rapido ed efficiente. Le organizzazioni con un elevato tasso di turnover, come il settore retail, devono essere in grado di ricoprire ruoli rapidamente e ridurre il tempo per raggiungere la produttività il più possibile.

    Il software per l’imbarco dei dipendenti consente di automatizzare le attività onerose che ostacolano il lavoro reale di imbarco, come la registrazione dei documenti fiscali. Crea un elenco chiaro di compiti che devono essere completati, in modo che ogni parte interessata possa avere una chiara comprensione di dove è nel loro processo ogni nuovo dipendente.

    Ancora più importante, questo tipo di software fornisce al team HR e al nuovo dipendente un processo trasparente e standardizzato per l’integrazione di nuovi dipendenti, che consente di risparmiare tempo e crea un’esperienza coerente per tutti nell’azienda. Con un processo standardizzato, l’azienda può raccogliere dati sul processo di onboarding per individuare le tendenze e apportare miglioramenti incrementali. È anche più facile per il nuovo dipendente, in quanto può contare sul software per guidarlo attraverso la sua esperienza.

    La maggior parte dei software di bordo contribuisce anche agli obblighi di conformità. Le soluzioni migliori includono strumenti per la preparazione, la firma e la gestione automatizzata dei moduli governativi. In questo modo si riducono i rischi e si evita la perdita di documenti o di informazioni importanti.

    Cosa cercare nel software di imbarco dei dipendenti

    Come minimo, una soluzione di imbarco dei dipendenti deve includere caratteristiche che consentano all’azienda di:

    • Gestione senza problemi della documentazione di assunzione
    • Garantire la conformità della documentazione, anche nei settori a elevata conformità
    • Creazione di flussi di lavoro automatizzati per nuovi dipendenti e personale HR
    • Tenere traccia dell’avanzamento del dipendente nel processo di imbarco
    • Creare un’unica fonte di verità per le informazioni sui dipendenti
    • Generazione di analisi e report sul processo di onboarding

    Le soluzioni migliori consentono di integrare in modo complesso il software HR esistente. Dovresti anche essere in grado di tenere traccia del processo di onboarding attraverso più sistemi, tra cui il software di gestione del capitale umano e del ciclo paghe. Ciò consente di trasferire facilmente i documenti del nuovo assunto in altri sistemi dopo la loro assunzione.

    ROI di imbarco

    Per stabilire il ritorno sull’investimento, si possono considerare i possibili rendimenti di un’ipotetica azienda con 200 dipendenti. Presupponendo un fatturato medio e una crescita media, il costo dell’imbarco manuale di nuovi dipendenti è di circa 102.000 dollari all’anno.

    Automatizzando il processo di onboarding, questa società campione ha realizzato un ritorno sull’investimento di oltre 79.000 dollari all’anno!

    Come è possibile, chiedete? In primo luogo, automatizzando il processo di onboarding, l’azienda ha eliminato tutti i costi associati al mailing. I moduli elettronici, come W-4 e I-9, sono stati automatizzati riducendo i tempi di preparazione ed elaborazione dei documenti.

    In secondo luogo, sono state automatizzate anche le operazioni logistiche, quali la configurazione della scrivania di coordinamento, gli ordini di fornitura e le richieste IT, riducendo il tempo impiegato e quindi i costi associati a tali operazioni. Solo questi cambiamenti hanno ridotto della metà i costi di imbarco per noleggio dell’ipotetica azienda.

    Anche se i numeri utilizzati nei calcoli riportati di seguito possono variare da un’organizzazione all’altra, il punto è chiaro: l’automazione del processo di imbarco consente all’organizzazione di risparmiare una notevole quantità di tempo e denaro.

    Software di imbarco per iCIMS

    iCIMS Onboarding accelera il processo di onboarding attraverso processi di onboarding automatizzati, modelli, attività e moduli elettronici. Monitoraggio dell’intero processo di onboarding su più sistemi e integrazione perfetta del software onboarding con le altre soluzioni HR.

    • Prepara nuovi assunti per la strada da percorrere con portali di imbarco che li guidano durante il loro viaggio.
    • Includere messaggi e video personalizzati, rendendo facile mostrare il vostro marchio unico e mantenere i nuovi dipendenti coinvolti. Anche se si opera in un settore che richiede molta conformità, iCIMS semplifica la conformità con gli strumenti di documentazione virtuale.
    • Automatizzare la gestione dei documenti fiscali per garantire che siano privi di errori e semplificare la conformità per i nuovi assunti attraverso una guida intuitiva.

    Il processo di imbarco dovrebbe essere emozionante e coinvolgente. iCIMS si prende cura di tutto il sollevamento pesante, in modo da poter concentrarsi per portare il vostro nuovo dipendente nella piega.

Risorse

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