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Les KPI du recrutement

Les KPI du recrutement, ou indicateurs clés de performance, sont utilisés par les entreprises pour analyser le temps et l’investissement consacrés au recrutement afin d’améliorer leurs résultats. Ces mesures indiquent les stratégies de recrutement performantes et celles qui pourraient être améliorées. Il existe des dizaines d’indicateurs de recrutement, dont les plus communs sont le coût par embauche et le temps moyen de vacance d’un poste, par exemple.

1. Sources du recrutement

La source du recrutement est un indicateur qui permet de déterminer l’efficacité des différents canaux de recrutement. Les données de votre système de suivi des candidatures (ATS) peuvent fournir le pourcentage de recrutements effectués en fonction des canaux, tels que la cooptation, les sites d’offres d’emploi, les recruteurs, les réseaux sociaux et les salons de l’emploi, par exemple.

Les informations sur les sources de recrutement vous aident à orienter davantage de ressources RH vers les canaux les plus performants tout en abandonnant ou réduisant ceux qui se révèlent moins productifs. Par exemple, s’il s’avère qu’un pourcentage élevé d’embauches provient de recommandations, et que vous n’avez pas mis en place de programme de cooptation officiel, vous pourriez envisager d’en créer un.

Si certains cabinets de recrutement n’aboutissent pas dans leurs missions de recrutements, vous devriez peut-être revoir votre stratégie et consacrer davantage de ressources à des canaux moins coûteux comme les réseaux sociaux. De nombreux ATS proposent une option permettant de partager vos offres d’emploi sur plusieurs réseaux sociaux en un seul clic.

2. Durée du recrutement

La durée du recrutement mesure le temps qui s’écoule entre le jour où la demande de recrutement est approuvée et le jour où un candidat accepte l’offre d’emploi. C’est un indicateur clé car il évalue l’efficacité de votre processus de recrutement.

La durée moyenne d’un recrutement est de 41 jours, selon les données de la Society of Human Resources Management (SHRM). Pourtant, le temps nécessaire pour pourvoir un poste varie selon les secteurs de 14 à 63 jours. Des entreprises peuvent pourvoir certains postes immédiatement, le jour même de leur ouverture. Pour améliorer la performance de vos équipes, vous devez commencer par déterminer la durée du recrutement de référence pour votre entreprise. L’IA intégrée à votre ATS peut vous aider en cela.

En réduisant le délai pour pourvoir un poste, l’entreprise améliore d’autres indicateurs de performance. Par exemple, le coût par recrutement diminue car les recruteurs passent moins de temps sur chaque besoin. Et leur productivité augmente. Enfin, la durée du recrutement donne une idée de l’expérience globale du candidat. Bien que ce ne soit pas le seul facteur, un processus d’embauche plus court améliore généralement son taux de satisfaction et réduit le taux d’abandon.

3. Délai d’embauche

Le délai d’embauche a une portée un peu plus étroite que la durée du recrutement. Cet indicateur mesure le temps nécessaire pour faire avancer un candidat dans le processus de recrutement. Le délai d’embauche comprend tout ce qui se passe après l’envoi d’une candidature, soit par le biais d’un site d’offres d’emploi ou de votre site carrière, soit à partir d’une alerte de poste vacant.

L’indicateur du délai d’embauche est important car il mesure l’efficacité de votre équipe à identifier et à faire progresser les talents qualifiés. Il évalue davantage ce qui est sous votre contrôle, alors que la durée de recrutement inclut toute la phase de sourcing qui dépend de facteurs externes.

4. Durée de chaque étape du recrutement

Cet indicateur ventile la durée de recrutement en fonction du temps qu’un candidat passe à chaque étape du processus d’embauche. Les étapes du processus comprennent, par exemple, la présélection des CV, la validation par le manager et les entretiens.

Cette mesure de recrutement vous aide à réduire le temps de vacance d’un poste en identifiant les goulots d’étranglement dans le processus d’embauche. Par exemple, vous pourriez découvrir que les managers mettent des semaines à convoquer les candidats aux entretiens.

Une fois que vous avez repéré les points faibles, vous pouvez en atténuer beaucoup grâce à un logiciel d’acquisition de talents (TA). De nombreux logiciels d’acquisition de talents sont également dotés de fonctions d’IA permettant de classer les CV, par exemple, afin d’accélérer le processus de sélection des candidatures.

5. Coût par recrutement

Le coût par embauche mesure la rentabilité de votre processus de recrutement. Cet indicateur peut être très utile pour orienter votre budget de recrutement. Pour calculer le coût par embauche, divisez la somme de tous les coûts de recrutement interne et externe par le nombre de recrutements effectués au cours d’une période donnée, selon une formule de SHRM.

Les coûts internes sont, par exemple, les dépenses liées à la location de bureaux, les primes de cooptation d’employés, le salaire des recruteurs et des managers pour le temps passé à s’entretenir avec les candidats. Les coûts externes comprennent les frais de publicité, les événements de recrutement, les logiciels de recrutement, ainsi que les coûts liés aux candidats pour leurs déplacements, leur déménagement ou leur prime de recrutement, par exemple.

Pour déterminer si le coût par embauche de votre entreprise est élevé, faible ou moyen, vous pouvez le benchmarker par rapport à vos concurrents. Le coût moyen par embauche dans tous les secteurs est de 4 129 dollars, selon la SHRM.

Vous pouvez également calculer combien votre entreprise paie par poste, département, niveau de direction et source d’embauche et comparer vos coûts aux références disponibles dans ces domaines. Par exemple, selon Ideal.com, les bancs d’essai pour la source d’embauche s’élèvent à 1 248 € pour un grand tableau d’emplois ; 803 $ pour un créneau d’emploi ; 513 € pour un agrégateur de tâches ; 616 € pour un réseau social; et 285 € pour Glassdoor.

6. Qualité du recrutement

Cet indicateur sert à mesurer la performance de la nouvelle recrue durant sa première année. Selon la croyance populaire, des résultats décevants la première année indiquent un “mauvaise recrutement”, qui risque de coûter à l’organisation des dizaines de milliers d’euros en coûts directs et indirects.

La qualité du recrutement est un indicateur clé très utilisé, fournissant l’élément d’entrée d’une autre mesure, connue sous le nom de taux de réussite. Pour calculer le taux de réussite, il faut diviser le nombre de recrutements considérés réussis par le nombre total de candidats embauchés. Un faible taux de réussite est le signe que vous devez apporter des changements à votre processus de recrutement.

Cependant, la qualité du recrutement (ainsi que le taux de réussite) peut être considérée comme marginal. En effet, cet indicateur est basé sur l’évaluation des performances, qui représente généralement l’opinion d’une seule personne. Si le collaborateur ne s’entend pas très bien avec son supérieur pour une raison quelconque, il est possible qu’il soit sous-évalué, même si ses collègues pensent qu’il fait du bon travail.

De plus, les managers ne sont pas identiques dans leur façon d’appliquer les évaluations de performance. Les performances professionnelles qu’un superviseur juge “exceptionnelles” peuvent être considérées par un autre comme simplement “très bonnes”, par exemple.

7. Le taux de départ la première année

Le taux d’abandon en première année est un autre KPI du recrutement utilisé pour mesurer la performance des recruteurs. Mais cette mesure peut être analysée comme un signe d’échec du recrutement ou d’inadéquation avec les attentes de l’équipe. Cet indicateur quantifie le nombre de collaborateurs ayant quitté l’entreprise au cours des 12 premiers mois. Ces abandons sont très coûteux pour l’entreprise.

Il existe deux types de départs. Il y a ceux voulus par l’entreprise qui met un terme à la période d’essai. Et il y a les départs non souhaités où le salarié est démissionnaire.

Si des nouveaux embauchés démissionnent régulièrement, il peut être nécessaire de revoir la description du poste, qui manque soit de précision soit de réalisme quant aux attentes et compétences requises. Si l’employé reste, on peut considérer que le recrutement est un succès.

8. Ratio nombre d’entretiens pour une embauche

Ici, vous mesurez le pourcentage de candidats présentés par les recruteurs qui sont finalement embauchés. Cet indicateur évalue la performance du processus de recrutement dans le sourcing et la sélection des candidatures.

Pour déterminer le ratio nombre d’entretiens pour une embauche, calculez la moyenne (moyenne arithmétique) du nombre d’entretiens qu’un recruteur de votre entreprise effectue avant de faire une proposition d’embauche. Vous obtiendrez probablement des chiffres différents selon les différents services.

Un rapport de 3/1 est généralement considéré comme bon. Si vos scores sont beaucoup plus élevés, réfléchissez aux changements que vous pourriez apporter à vos processus de sélection et de validation des candidatures. Par exemple, vous pourriez introduire l’entretien vidéo comme méthode de présélection.

9. Taux de satisfaction des candidats

La satisfaction des candidats est un autre moyen de savoir si les espoirs suscités lors de la procédure de recrutement sont conformes à la réalité. Un faible score sur cet indicateur peut indiquer soit une description de poste inexacte, soit une mauvaise gestion par l’entreprise des attentes des nouveaux collaborateurs.

Une des stratégies d’amélioration de l’expérience candidat consiste à réaliser des vidéos de présentation du poste à pourvoir. Ainsi, les postulants auraient un aperçu, avant leur embauche, des aspects positifs et négatifs pour leur apporter une vision plus réaliste.

10. Candidats par poste

Cet indicateur du recrutement mesure la popularité d’une offre d’emploi auprès des candidats. Si un score élevé peut refléter un grand nombre de profils qualifiés, il peut aussi révéler une description de poste trop large.

Si la description du poste n’est pas suffisamment précise, votre entreprise risque de perdre du temps et de l’argent pendant le processus d’embauche, en particulier lors de la sélection. Lorsque le nombre de candidatures par poste est élevé, vous pouvez optimiser votre description du poste en précisant ou en ajoutant de nouvelles exigences.

11. Taux de completion des candidatures

Cet indicateur de recrutement mesure le nombre de candidats qui entament une candidature sans aller au bout du processus. Si votre taux d’abandon des candidatures est élevé, vous pouvez, par inadvertance, passer à côté des meilleurs talents, en particulier dans des secteurs tels que l’industrie, la vente au détail et la santé, où de nombreux profils passent peu ou pas de temps derrière un bureau.

En général, rendre la demande initiale simple, directe et facile à remplir sur un appareil mobile sont autant de moyens de réduire votre taux d’abandon. En outre, la possibilité d’enregistrer une candidature et d’y revenir plus tard peut être utile.

Par exemple, certaines grandes entreprises dotées de logiciels de recrutement élaborés exigent que les candidats téléchargent leur CV complet avant de postuler. Un abandon à ce stade pourrait indiquer des problèmes dans cette procédure, comme une interface non conviviale ou une incompatibilité du logiciel de candidature avec certains systèmes d’exploitation ou navigateurs web. D’autres entreprises alourdissent involontairement leur processus de candidature en insistant pour que les personnes intéressées soumettent leur CV – déjà soigneusement conçu pour tenir sur une ou deux pages dactylographiées – sous forme de documents texte non formatés.

Certains profils abandonnent un processus de candidature à un poste en raison de leur frustration face aux aspects techniques. Pour améliorer votre classement en matière de taux d’abandon des candidatures, pensez à sonder les candidats pour savoir pourquoi ils ont abandonné le processus. De nombreux ATS comprennent des outils simples et directs pour postuler en ligne.

12. Taux d’acceptation des offres

Le taux d’acceptation des offres est un indicateur clé de votre manière de “vendre” un poste à un candidat. Un profil qualifié va très certainement recevoir plus d’une proposition d’embauche, surtout s’il possède une expérience et des compétences très recherchées.

Bien qu’elle représente la fin du processus d’embauche, cette mesure de recrutement souligne la performance de votre équipe tout au long du processus d’acquisition de talents. Les facteurs qui y contribuent ne sont pas seulement le calendrier, les avantages ou le salaire, mais aussi les valeurs de l’entreprise, la culture et l’expérience du candidat.

La meilleure façon de comprendre pourquoi un candidat n’accepte pas un poste est de lui demander. Demandez-leur de fournir un retour critique et encouragez-les à être ouverts et honnêtes sur leur expérience. Quelque chose les a-t-il rebutés ? Ou ont-ils reçu une meilleure offre ?

13. Temps de productivité

Le délai de pleine productivité est mesuré à partir du premier jour d’un nouvel employé jusqu’au moment où il est opérationnel dans son rôle. La notion de productivité peut être quelque peu subjective et arbitraire, il est donc important de définir clairement ce qui définit un collaborateur productif pour chaque fonction. L’efficacité du programme d’intégration, l’expérience collaborateur et l’accompagnement qu’il reçoit de son équipe jouent un rôle dans ce KPI du recrutement.

Quels sont les outils d’acquisition de talents qui analysent ces indicateurs ?

Le système de suivi des candidats (ATS) est le principal outil de reporting des mesures de recrutement. Un ATS doté des capacités d’analyse de recrutement appropriées peut vous aider à surveiller les performances de recrutement et à générer des rapports tout au long du processus d’embauche. Environ 94 % des entreprises qui utilisent un ATS affirment que ce système a amélioré leurs processus d’embauche, selon une étude de Capterra.

Qui sont les parties prenantes ?

Les principales parties prenantes de la performance des recrutements sont les services RH, les managers qui participent également à la sélection des candidatures, et les candidats eux-mêmes. Cependant, l’ensemble de l’entreprise est également partie prenante, dans un sens, car le recrutement réussi d’une personne qualifiée dans son poste peut créer un énorme retour sur investissement (ROI).

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