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Sistemas de seguimiento de solicitantes

Qué es un sistema de seguimiento de solicitantes?

Un sistema de seguimiento de candidatos es una aplicación de software que permite a los reclutadores administrar sus esfuerzos de reclutamiento electrónicamente. El software permite a una empresa:

  • Recopilar información sobre los candidatos
  • Organícelos en base a categorías como habilidades y experiencia
  • Filtrar automáticamente los candidatos que no sean viables.

Lo más importante es que un ATS crea una única fuente de verdad, ya que los datos del ATS se sincronizan para los profesionales de RR.HH. de toda la empresa.

La mayoría de las empresas de nivel empresarial utilizan un ATS para gestionar sus procesos de contratación, pero este software puede ayudar a las empresas más pequeñas a agilizar también sus esfuerzos de contratación. Los sistemas de seguimiento de candidatos más básicos simplemente almacenan información de los candidatos. Sin embargo, los avances en el software han permitido a las empresas:

  • Seguimiento de comunicaciones candidatas
  • Filtrar candidatos mediante automatización
  • Implemente IA y aprendizaje automático para encontrar candidatos ideales para un puesto

Qué hacen los sistemas de seguimiento de solicitantes?

Los sistemas de seguimiento de solicitantes no solo reemplazan los métodos obsoletos de atraer y gestionar solicitudes de empleo. En su lugar, mejoran todo el proceso de extremo a extremo, tanto para el candidato que solicita el puesto como para el reclutador que busca el empleado adecuado.

El ATS actúa como un sistema definitivo que aloja todos sus datos de reclutamiento en un solo lugar. Es accesible por los usuarios de toda su empresa. La mayoría de las soluciones ATS ayudan con lo siguiente:

Hacer más visibles las ofertas de trabajo

Hoy, algunos 73% de los demandantes de empleo inician su búsqueda en Google. Esto significa que tus anuncios de trabajo deben optimizarse con palabras clave, accesibilidad y un diseño web adecuado. Esto les da una mejor oportunidad de aparecer en las consultas de búsqueda relevantes, ya sea que se publiquen en su sitio web, en un tablero de trabajo o en otro lugar.

Con el ATS adecuado, dispondrás de herramientas que te permitirán optimizar fácilmente todas tus ofertas de trabajo para la búsqueda orgánica. Esto elimina las conjeturas de la optimización de motores de búsqueda (SEO), y no tendrá que depender tanto de los anuncios digitales para obtener sus puestos de trabajo frente a los candidatos adecuados.

Automatizar los esfuerzos de reclutamiento y los puestos de trabajo

La automatización ayuda a los miembros de su equipo a ser más productivos al realizar sus tareas básicas para ellos. Un ATS debería permitirte publicar automáticamente trabajos abiertos en redes sociales y tableros de trabajo, para que no tengas que hacerlo manualmente. Según un estudio, la automatización puede ahorrar a su equipo hasta seis semanas de tiempo de trabajo al año al simplificar sus esfuerzos de reclutamiento.

Comunicación con candidatos a escala

Los candidatos se comunicarán con su personal a través de varios canales, incluyendo correo electrónico, SMS, redes de redes sociales y juntas de trabajo. Un ATS dibuja todas estas comunicaciones en un único sistema, haciéndolas más fáciles de rastrear y administrar. Esto le permite comunicarse con los candidatos a escala en lugar de tener que cambiar entre canales una y otra vez.

Simplificación de la programación

Incluso si utiliza varias herramientas de calendario dentro de su organización, un ATS puede integrar toda la programación en una única interfaz. Muchas soluciones ATS incluyen incluso herramientas de videoconferencia, por lo que puede programar y entrevistar candidatos dentro del mismo sistema.

Crear una única fuente de verdad

Los archivos, hojas de cálculo y soluciones de software locales pueden dar lugar a información contradictoria e incorrecta, y es casi imposible sincronizar los datos de varios programas de reclutamiento por su cuenta.

Un ATS hace precisamente eso: Toma datos de todos sus canales y los compila en una sola fuente de verdad, por lo que no hay confusión ni contradicción.

Los datos de su ATS se muestran en un panel personalizable, mostrando a los usuarios los números y las métricas que más les interesan. Por ejemplo, los reclutadores pueden configurar sus tableros de ATS para reflejar sus tareas diarias y elementos de acción, mientras que el tablero de un ejecutivo puede mostrar números de imagen más grandes como tiempo para llenar y vacantes totales.

Aprovechamiento de los datos de contratación

Algunos canales de contratación son más efectivos que otros. Un ATS le ayuda a eliminar las conjeturas agregando puntos de datos importantes a un panel personalizado. Puede analizar métricas específicas como el coste por contratación y medir la eficacia de canales individuales o tableros de trabajo.

Diez de las métricas de reclutamiento más populares incluyen:

  • Origen de la contratación
  • Tiempo de relleno
  • Paso de tiempo en curso
  • Coste por alquiler
  • Calidad de la contratación
  • Desgaste del primer año
  • Entrevista para contratar ratio
  • Satisfacción laboral de los candidatos
  • Solicitantes por apertura
  • Tasa de finalización de la aplicación

Consulte nuestra página del glosario de métricas de reclutamiento para obtener explicaciones detalladas de cómo y por qué se miden.

Organizar programas de referencia

Los empleados son una de sus mejores fuentes de calidad y candidatos relevantes. La mayoría habrá trabajado para otras empresas y conoce a alguien que podría ser un buen ajuste en base a sus habilidades y trabajo previo. Las remisiones pueden ocurrir orgánicamente de manera ad hoc. Sin embargo, un sistema de seguimiento de solicitantes formaliza las remisiones dando a los reclutadores las herramientas para organizar y solicitar las sugerencias de los empleados.

Facilitando las entrevistas en vídeo

Las entrevistas en video son una necesidad cuando se trata de empleados remotos, para solicitantes dispuestos a reubicarse pero que actualmente viven lejos, o cuando reunirse cara a cara no es seguro o práctico, como con la pandemia de COVID-19. Algunos sistemas de seguimiento de candidatos pueden ayudar a facilitar las entrevistas en video, incluyendo la programación, comunicación automatizada y recordatorios de tareas.

Administrar evaluaciones de talento y lenguaje

La determinación de si un candidato posee las habilidades requeridas para un trabajo es parte integral del proceso de contratación. Si bien un sistema de seguimiento de candidatos no realiza evaluaciones por sí mismo, puede administrar el proceso por usted, asegurándose de que los reclutadores, candidatos y proveedores de evaluación tengan la información que necesitan cuando la necesitan.

Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de candidatos?

Buscando palabras clave

Los sistemas de seguimiento del solicitante buscan palabras clave que se encuentran en el currículum de un candidato y materiales de apoyo, incluyendo cartas de presentación y respuestas a mensajes de escritura abiertos. Los candidatos que incluyan palabras clave más relevantes basadas en sus habilidades, experiencia y comprensión del trabajo al que están postulando pasarán por la revisión y serán clasificados más altos que aquellos que incluyen menos palabras clave.

Analizando currículos

Hoy, un ATS de calidad hace más que escanear palabras clave; analiza el fondo de lo que hay. Los sistemas de seguimiento de candidatos clasifican a los candidatos en función de criterios, incluidos los años de experiencia, la relevancia de las palabras clave y el papel anterior (experiencia previa como gerente o supervisor, por ejemplo). Los reclutadores pueden decidir mejor dónde poner su tiempo revisando a los candidatos en base a los rankings de ATS u optar por refinar aún más los resultados ponderando diferentes palabras clave más que otros.

Evolución de las capacidades ATS

Con el tiempo, la tecnología ATS se ha vuelto mucho más sofisticada de lo que solía ser. En el pasado, los candidatos podían llenar sus currículums con palabras clave y esperar sobresalir de la multitud. Algunos incluso llegaron a copiar y pegar descripciones de trabajos en sus currículums y convertir la fuente en blanco para que se registrara con el ATS pero fuera invisible para los lectores humanos. Además, algunos sistemas de seguimiento de solicitantes no analizaban bien los currículos fuera de los documentos de Microsoft Word.

Hoy en día, la mayoría de los proveedores de ATS han arreglado estos trucos y leer PDF y otros tipos de archivos con precisión. Algunos sistemas de seguimiento de solicitantes también han mejorado en la interpretación de variaciones de palabras clave, frases similares y acrónimos. También permiten más variaciones de formato, incluidas las fuentes e imágenes en color. Dicho esto, como regla general, todavía es mejor aconsejar a los candidatos para mantener el formato de sus currículos simple siempre que sea posible.

Los puntos fuertes de un sistema de seguimiento de solicitantes provienen de los productos que lo rodean

La mayoría de los sistemas de seguimiento de solicitantes completan las mismas tareas básicas con ligeras variaciones entre ellos. Las diferencias de calidad provienen de dos áreas primarias. En primer lugar, un ATS de calidad es escalable, altamente configurable y ofrece la flexibilidad y las características que esperaría. La segunda es menos sobre el ATS en sí y sobre los productos que lo rodean.

Un ATS de calidad se integra con una variedad de productos que lo complementan y añaden funcionalidad. Algunos ejemplos incluyen sitios de carreras, software de gestión de relaciones con candidatos (CRM), software de gestión de ofertas, incorporación y compromiso de texto. Su ATS también debería ser capaz de sincronizar y compartir información con toda su tecnología de reclutamiento y recursos humanos, incluyendo pero no limitado a entrevistas en video, evaluaciones de talento y su HCM o HRIS.

Dónde cabe un sistema de seguimiento de solicitantes en el proceso de contratación?

Un ATS es aplicable en casi todas las etapas del proceso de reclutamiento, desde el momento en que surge una vacante laboral hasta el punto de software de incorporación de empleados. En el camino, el ATS adecuado puede integrarse con otros productos de reclutamiento para crear una experiencia perfecta tanto para el candidato como para el reclutador.

Por ejemplo, puede integrar software de reclutamiento de texto con su ATS para atraer a varios candidatos mediante texto y SMS en una sola ubicación. El reclutamiento de texto le ayuda a atraer talento a través de un medio con el que se comunican cómodamente, mientras que el ATS le ayuda a agregar candidatos, crear mensajes personalizados y comunicarse a escala.

Del mismo modo, su ATS debe integrarse con otras soluciones de RRHH, incluyendo sus soluciones de gestión de capital humano y nómina. Esto hace que la incorporación de nuevos empleados sea rápida y sencilla, ya que puede importar información candidata directamente desde su ATS a sus otros sistemas.

Por qué son importantes los sistemas de seguimiento de solicitantes?

Como cualquier otra industria, el mundo del reclutamiento está cambiando constantemente. Los candidatos a puestos de trabajo de hoy en día buscan carreras utilizando una variedad de canales, incluyendo consejos de empleo, sitios de redes sociales, motores de búsqueda y agencias de reclutamiento de talento.

Para complicar las cosas, cualquier publicación de trabajo puede ganar la atención de cientos de solicitantes de diferentes canales, todos los cuales deben ser rastreados, categorizados y evaluados con éxito. En promedio, un solo anuncio de trabajo recibirá 118 candidatos.

Puede ser difícil para los equipos de RR.HH. rastrear y administrar con éxito a sus solicitantes utilizando herramientas obsoletas. Es por eso que muchos equipos de reclutamiento ahora recurren a un sistema de seguimiento de solicitantes (ATS) para administrar a todos sus solicitantes en una sola ubicación e introducir nuevas eficiencias en sus procesos.

Aunque muchas de las características inherentes a un ATS presentan ventajas evidentes, es importante reconocer las ventajas de utilizar dicho sistema. Los sistemas de seguimiento de solicitantes pueden proporcionar valor comercial tangible y resultados medibles para recursos humanos y contratación.

Principalmente, un ATS puede ayudarle a hacer lo siguiente:

Ahorre tiempo

Un ATS utiliza la automatización para eliminar las tareas manuales y ahorrar a sus reclutadores un tiempo valioso. En lugar de desperdiciar sus horas de trabajo en la entrada de datos, pueden centrarse en la investigación de antecedentes y la comunicación con candidatos viables. Más del 85% de los reclutadores que usan un ATS han visto un proceso de contratación más rápido.

Reducir sesgo

Un ATS puede encontrar los candidatos que mejor se adaptan a un rol sin la aportación humana, lo que reduce los casos de sesgo de contratación. Por ejemplo, puede configurar el sistema para que coincida con los candidatos independientemente de su raza, sexo o nacionalidad, centrándose en sus habilidades y experiencia.

Mejorar la calidad del candidato

Su sistema excluirá automáticamente a los candidatos que no sean candidatos ideales, asegurándose de que no contrate a ningún empleado no calificado. Más importante aún, un ATS le ayudará a encontrar candidatos que cumplan con los rigurosos estándares de su proceso de reclutamiento.

Analice su rendimiento

Tu ATS no solo facilita el proceso de reclutamiento: le ayuda a mejorarlo usted mismo mediante la generación, categorización y análisis de datos. Con la información adecuada, puede centrarse en la contratación de canales eficaces y quitar prioridad a los que no lo son.

Crear una mejor experiencia de candidato

Los candidatos esperan que las empresas de todos los tamaños tengan un proceso de contratación modernizado. Con un ATS, puede asegurarse de que todos los solicitantes reciban una respuesta oportuna a su solicitud y tengan una experiencia sin problemas con su empresa, ya sea que finalmente sean contratados o no. Esto se ha convertido en un factor importante en la contratación, ya que los candidatos pueden dejar reseñas de los procesos de contratación en sitios de terceros, y más de la mitad de los solicitantes de empleo dicen que no solicitarían a una empresa con malas reseñas en línea.

Qué buscar en un sistema de seguimiento de solicitantes

El sistema de seguimiento de candidatos que elija debe incluir características que hagan que el proceso de reclutamiento sea más fácil, organizado y eficiente. Las mejores soluciones ATS de su clase suelen incluir las siguientes características:

  • Un único sistema de registro (SOR) para el almacenamiento y recuperación de información
  • Flujos de trabajo configurables que se alinean con los procesos empresariales
  • Herramientas de programación que se integran con las soluciones de calendario empresarial
  • Funciones de gestión de la contratación basadas en cloud a las que se puede acceder desde cualquier dispositivo
  • Recopilación de datos en tiempo real con información disponible a través de un panel personalizado

Su sistema debe estar diseñado para la generación actual de usuarios, lo que significa que debe estar disponible en dispositivos preferidos como smartphones, tablets y laptops. Un ATS basado en la nube le permitirá sincronizar datos en toda su organización y no tendrá que actualizar el software manualmente como lo haría con una solución local.

Preste atención a lo que dice el equipo del producto cuando pregunte sobre las capacidades de la herramienta. Si a menudo escuchas, “No puede hacer eso”, podría indicar que no obtendrás las capacidades que realmente deseas. Además, su equipo de implementación debe estar disponible antes, durante y después de que se haya incorporado su ATS.

El tiempo de inactividad prolongado del sistema y las actualizaciones lentas también son indicadores rojos. Su sistema debe estar disponible cuando lo necesite, incluso si necesita acceder a él fuera del horario comercial habitual. Además, su ATS debe ser actualizado y mejorado regularmente, no solo para que su producto esté mejorando, sino también para garantizar los niveles más altos de seguridad.

Software de seguimiento de solicitantes de iCIMS

No tiene que conformarse con un sistema de seguimiento de aplicaciones por debajo del promedio.

El sistema de seguimiento de solicitantes de iCIMS está diseñado pensando en los candidatos y los equipos de RR.HH., lo que ayuda a los usuarios a navegar por el complejo y desafiante mundo de la contratación. La interfaz pone en primer plano los aspectos más importantes del reclutamiento, creando una única fuente de verdad para los esfuerzos de reclutamiento en toda la organización.

Potencie sus equipos con: automatizados

  • Exposiciones de trabajos
  • Herramientas de reclutamiento social
  • Fácil seguimiento de datos
  • Y más

Comunicarse con los candidatos de la forma que prefieran, ya sea a través del correo electrónico, SMS o en las redes sociales. Al añadir el sistema de seguimiento de candidatos de iCIMS a su plantilla de contratación, puede dar más poder a sus equipos para ahorrar tiempo y encontrar los mejores candidatos en los canales más viables.

Recursos

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