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Customer success stories

A2A, LIFE COMPANY

L’applicazione della chat bot per recruiting per ottimizzare i processi di AMSA migliorando recruiter e candidate experience.

La vita è il capitale più prezioso: A2A se ne prende cura ogni giorno grazie all’uso circolare delle risorse naturali, di energia, acqua e ambiente.
All’avanguardia nei servizi sul territorio e nelle soluzioni innovative, A2A Life company con più di cento anni di storia e di esperienza si impegna per migliorare la qualità della vita dei cittadini e per salvaguardare il futuro delle nuove generazioni.
Con un piano strategico a 10 anni, e 16 miliardi di euro di investimenti, l’obiettivo è quello di realizzare una crescita ambiziosa per diventare protagonisti dello sviluppo sostenibile del Paese, pensando al futuro del pianeta e alla qualità della vita delle persone, attraverso la transizione energetica e l’economia circolare.
A livello nazionale, A2A gestisce la generazione, la vendita e la distribuzione di energia, il teleriscaldamento, la raccolta e il recupero dei rifiuti, la mobilità elettrica, l’illuminazione pubblica e il servizio idrico integrato.

L’obiettivo del progetto era di rendere più efficiente la fase di preselezione dei profili per AMSA riducendo i tempi e garantire il recruiting di nuovo personale.

A2A

Responsabile Recruiting e Selezione

L’esigenza

Il progetto implementato da A2A nasce dalla volontà di introdurre innovazioni di processo nell’ambito delle selezioni dedicate ai profili operativi tipici dell’area Raccolta e Spazzamento dell’unità di business Ambiente, che solitamente coinvolgono un numero elevato di candidati. L’obiettivo è quello di rendere più efficiente la fase di preselezione di questi profili per AMSA, società del gruppo, rispondendo a due necessità di base: da una parte ridurre i tempi operativi dei recruiter impegnati nella selezione, dall’altra garantire il reclutamento di nuovo personale per dare continuità al servizio sul territorio.

Precedentemente all’avvio del progetto e della collaborazione con il team di iCIMS (precedentemente EASYRECRUE), il processo di selezione dell’azienda avveniva in maniera molto tradizionale: i candidati venivano prima intervistati telefonicamente per verificare il possesso dei requisiti minimi per accedere al ruolo, come ad esempio il possesso della patente e delle certificazioni necessarie e la disponibilità a lavorare su turni di 24 ore e in reperibilità. Procedura molto dispendiosa in termini di tempo per i recruiter. Il secondo step prevedeva delle sessioni periodiche di selezione in presenza coinvolgendo un numero elevato di candidati, difficili da organizzare nei mesi di pandemia.

A partire da marzo 2020 il Team di Recruitment dedicato a questi profili ha iniziato quindi a considerare nuovi metodi di gestione dei processi di selezione, indirizzati ad ottenere uno soluzione digitale che andasse a sostituire le fasi gestite fisicamente e snellire il processo, garantendo efficacia ed efficienza e la massima fruibilità e semplicità di utilizzo da parte dei candidati, spesso non avvezzi all’utilizzo di strumenti e tecnologie o sprovvisti delle dotazioni informatiche domestiche.

Il progetto ha permesso un efficientamento della gestione del processo di selezione liberando i recruiter da attività a basso valore aggiunto migliorando notevolmente la candidate experience.

A2A

Responsabile Recruiting e Selezione

Il progetto

Il progetto avviato dalla Società AMSA di A2A, in collaborazione con il team di iCIMS (precedentemente EASYRECRUE), ha portato all’introduzione di una chatbot per recruiting, ovvero un software in grado di porre domande ai candidati durante le fasi di preselezione e di elaborarne le risposte in modo automatico. A valle del suo inserimento e della valutazione dei risultati ottenuti, verrà valutata l’apertura dello strumento anche alle altre unità di business del Gruppo. La chatbot, creata ad hoc dal team di iCIMS, è stata inserita nella pagina “Lavora con noi” del sito di AMSA ed è accessibile da diversi device. I visitatori della pagina vengono accolti dall’assistente virtuale che indica ai candidati interessati alle posizioni di operatore ecologico e conducente le informazioni sul profilo e la possibilità di candidarsi.

Selezionando l’opzione della candidatura, la persona viene guidata passo dopo passo nelle varie fasi del processo. Innanzitutto, l’assistente virtuale richiede di caricare il proprio CV, allegandolo o trascinandolo all’interno di un’apposita casella, e rispondere ad una serie di domande sui dati anagrafici. Una volta completata questa fase, inizia il momento di pre-screening: l’assistente virtuale pone una serie di 15 domande a scelta multipla per verificare il possesso dei requisiti minimi per l’accesso alle posizioni lavorative (killer question di pre-screening che sono state definite a priori dall’HR team).

Le risposte vengono registrate e successivamente scaricate dai recruiter di A2A. Sulla base delle risposte ricevute, il sistema invia un feedback automatico ai candidati in merito all’esito della loro candidatura attraverso modalità di messaggistica integrate (e-mail e sms personalizzati). In caso di esito positivo si passa, quindi, alla seconda fase del processo di selezione che prevede un video colloquio live individuale che il candidato può prenotare direttamente selezionando uno slot a sua scelta tra le disponibilità indicate in agenda dal recruiter.

A questo punto i candidati allineati dopo il colloquio vengono invitati ad effettuare la visita medica rientrando a pieno nel bacino di profili da inserire in azienda al momento opportuno. Questa prima fase di digitalizzazione del processo di recruiting è stata fondamentale per analizzare i risultati ottenuti e valutare eventuali miglioramenti da implementare, sia dal punto di vista di sistema e funzionalità, che in termini di affinamento dei messaggi ed espressioni linguistiche utilizzate dalla chatbot.

Inoltre, è stata rivolta particolare attenzione all’aspetto di comunicazione e formazione interna con l’obiettivo di condividere la nuova configurazione digitale del processo di selezione e accompagnare il team nell’adozione del nuovo strumento. I momenti di formazione hanno riguardato sia gli aspetti più tecnici e le modalità operative di utilizzo dello strumento, sia la presentazione dei benefici legati alla progettualità.

Anche i candidati hanno apprezzato il nuovo strumento. Il tempo medio di risposta alle domande è infatti molto breve, di circa 4 minuti, e successivamente si riceve un feedback immediato sull’esito, sia in caso positivo che negativo.

A2A

Responsabile Recruiting e Selezione

I risultati

Il progetto pilota ha raggiunto risultati positivi su più fronti. Innanzitutto, un efficientamento nella gestione del processo di selezione, che ha permesso al Team Recruitment dedicato ad AMSA di ridurre notevolmente il tempo impiegato per vagliare le candidature. Questo ha permesso di liberare tempo ai recruiter per impiegarlo in attività a più alto valore aggiunto, soprattutto per quei compiti che necessitano della relazione e del confronto diretto con i candidati.

Da dicembre a metà marzo, sono state raccolte più di 4.300 candidature, un numero molto elevato considerando che solitamente queste numeriche si ottenevano nell’arco di circa un anno. In precedenza, tutte le candidature venivano controllate una ad una, mentre ora il recruiter vaglia solo quelle identificate come idonee dalla chatbot grazie al filtro delle killer question. In questi mesi i candidati contattabili per il colloquio sono stati circa 210.

Il tasso di conversione è aumentato del 140% e l’azienda ha raggiunto un tasso di successo dei candidati (rispetto a quelli incontrati) del 56% (in precedenza era del 23%).

Anche i candidati hanno apprezzato il nuovo strumento. Il tempo medio di risposta alle domande è infatti molto breve, di circa 4 minuti, e successivamente si riceve un feedback immediato sull’esito, sia in caso positivo che negativo. Le persone non hanno percepito difficoltà ad interagire con la chatbot, data la sua semplicità di utilizzo e la possibilità di accedervi anche da smartphone. In generale, il progetto ha innescato un nuovo approccio da parte dei recruiter ai temi della trasformazione digitale e delle tecnologie a supporto, sviluppando nuove competenze digitali e facendone percepire i benefici.

Molto apprezzata lato HR anche la formazione a cui i recruiter hanno partecipato, necessaria per rompere le barriere culturali dettate da una fisiologica resistenza al cambiamento.

+140%

Tasso di conversione dei candidati

56%

Tasso di successo dei candidati rispetto a quelli incontrati

4 minuti

Tempo per inviare una candidatura

Gli sviluppi futuri

Per il futuro, è in fase di valutazione l’estensione dell’utilizzo del chat bot all’interno del perimetro della business unit Ambiente e per la selezione di altre tipologiche di posizioni. Inoltre, l’interesse verso il software da parte di A2A non riguarda solo il mondo HR e il processo di selezione, ma è inserito in un progetto più ampio all’interno del piano di evoluzione digitale del Gruppo.

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