I KPI nelle risorse umane: come usarli per potenziare il recruitment

Ci sono molte cose che le aziende possono misurare durante il processo di assunzione, tra l’altro in modo piuttosto semplice se si posseggono gli strumenti giusti. Ciò che è più complicato è sapere cosa misurare, come trasmettere le informazioni e quindi agire di conseguenza.

Oggi esamineremo tre esempi di aziende che utilizzano i KPI nell’ambito delle risorse umane per attrarre e coinvolgere i candidati, oltre che per trovare talenti sempre più diversificati in modo economico ed efficiente.

Le tre aziende sono molto diverse, sia per le criticità che per l’approccio.

In ognuna di esse però noterai un tema di fondo: la capacità di misurare la performance generalmente la migliora. Saper comunicare questo concetto ai manager dell’azienda (e non solo ai responsabili delle risorse umane) libera risorse aggiuntive e migliora ulteriormente l’efficienza.

Sei pronto a saperne di più sui KPI utilizzati nelle risorse umane, sulle metriche di recruiting e molto altro? Dai un’occhiata alla nostra guida sui KPI del recruiting.

Le metriche di recruiting dei parchi divertimenti Cedar Fair 

Ogni anno, Cedar Fair assume 47.000 dipendenti stagionali. Le assunzioni avvengono con mesi di anticipo e i progressi dei neo-assunti vengono costantemente monitorati. Questo perché l’apertura dei loro parchi richiede personale qualificato in numero sufficiente per poter operare in sicurezza. Se l’azienda non dispone di un gran numero di addetti, le montagne russe rimangono inattive (così come gli incassi, del resto).

Ecco i quattro indicatori chiave che Cedar Fair monitora quotidianamente durante la stagione delle assunzioni:

1. Numero di assunzioni per parco. Questa è la metrica di recruiting più importante per Cedar Fair. I loro parchi, o almeno alcune aree di essi, non possono aprire se non dispongono di personale sufficiente. Mentre alcune assunzioni iniziano mesi prima, molte altre avvengono nel periodo che precede il giorno dell’apertura. Il team HR monitora costantemente la percentuale di assunzioni per ciascun parco, 30 e 60 giorni prima dell’apertura. Conoscere esattamente il livello di copertura dei posti vacanti migliora l’efficienza del team, che può così impiegare risorse e tempo dove vi è maggior necessità.
2. Tempistiche di assunzione. La maggior parte dei dipendenti di Cedar Fair è già professionalmente attivo: spesso si tratta di studenti, insegnanti e agenti di polizia. I recruiter, dal canto loro, non possono permettersi di dedicare troppo tempo a un singolo candidato, perché l’attività richiede tempistiche di assunzione brevi e risposte rapide ai candidati. Ecco il motivo per il quale il team HR cerca di prendere le decisioni entro sette giorni lavorativi. Mantenere questo timing permette ai selezionatori di Cedar Fair di gestire efficacemente il loro tempo e di presentare le offerte più velocemente. Ecco perché questo è uno dei KPI di recruitment più importante per l’azienda. 
   
3. Numero totale di assunzioni andate a buon fine. Cedar Fair si trova ad affrontare un serio problema di “ghosting”, in gran parte perché molti dei loro dipendenti stagionali sono giovani e relativamente inesperti. Il team HR mira a far sì che il 90% dei nuovi assunti si presenti il ​​primo giorno. I selezionatori monitorano la frequenza con cui i nuovi dipendenti aprono le loro e-mail; se il coinvolgimento è basso, procedono ad inviare SMS. Questa metrica di recruiting permette a Cedar Fair di prevenire situazioni critiche. 
4. Assunzioni “boomerang”. La ricerca, l’assunzione e la formazione sono facilitate se si attinge dallo stesso pool di candidati. Il team di Cedar Fair mira a riassumere almeno il 35% della forza lavoro dell’anno precedente, con l’obiettivo di raggiungere il 50%. L’utilizzo di un software di gestione delle relazioni con i candidati (CRM)  consente al team HR di Cedar Fair di semplificare le attività di sourcing, incoraggiando i dipendenti a tornare per la stagione successiva. 

I recruiter di Cedar Fair analizzano costantemente questi numeri, utilizzando dashboard di analisi personalizzate e considerando le metriche di recruiting più significative per le loro attività. Ma le figure interessate a queste statistiche non sono solo le risorse umane: i report di livello superiore vengono inviati ogni giorno anche ai dirigenti in vista delle aperture dei parchi. In definitiva, anche i manager sanno che il successo di un’azienda dipende anche da questo.

Le metriche di recruiting aiutano Celanese a diversificare il pool di candidati 

Celanese fa parte della lista Fortune 500 e produce prodotti chimici e altri materiali utilizzati in tutto il mondo dall’industria delle vernici e dei rivestimenti. 

Prima di iCIMS Talent Cloud, il processo di assunzione di Celanese era completamente manuale. Dovendo ricoprire da 750 a 950 posizioni all’anno in 42 paesi, la procedura era piuttosto complicata. Ma l’azienda doveva affrontare anche una difficoltà crescente, che superava perfino la necessità di assunzioni in tempi rapidi: la mancanza di candidati interessati.

Per molti, lavorare nell’industria manifatturiera non è il massimo del glamour. Alcuni candidati non prendono nemmeno in considerazione il settore perché hanno la percezione obsoleta di stabilimenti rumorosi, lunghe ore di lavoro e stipendio misero. Questa non è la manifattura moderna, e non è Celanese.

Molti posti di lavoro nell’industria manifatturiera richiedono qualifiche altamente specializzate. Si tratta di posizioni particolari, per le quali il numero di candidati idonei è di molto inferiore alle necessità dei produttori.

Celanese ha risposto a questa esigenza sviluppando la propria forza lavoro in modo responsabile e intenzionale. Ciò comporta un maggior impegno nel cercare profili diversificati, magari appartenenti a categorie storicamente sottorappresentate (come quella delle donne e delle minoranze etniche), per progettare percorsi di carriera stabili e di qualità nell’industria manifatturiera.

I KPI di recruiting e i report di analisi permettono oggi a Celanese di avere una visione a 360 gradi dei suoi risultati in merito alla diversificazione delle assunzioni, che per il gruppo dirigente è un’assoluta priorità. I recruiter monitorano l’indice di diversificazione durante tutto il processo di assunzione, per verificare se vi sono settori in cui mancano candidati. Sapere quando, dove e perché molti candidati si ritirano è stato di grande aiuto; l’idea poi di presentare video brevi e divertenti dei collaboratori dell’azienda ha migliorato ulteriormente l’immagine del brand.

“Poter estrarre dei dati da un sistema centralizzato è essenziale”, afferma Jim D’Amico, responsabile globale dell’acquisizione dei talenti presso Celanese. “Ora abbiamo a disposizione dati comparativi, non solamente le metriche di base delle risorse umane”.

Oggi, il tasso di diversificazione dei candidati di Celanese è il 93%, rispetto al 77% di un paio di anni fa.

L’esperienza di AmTrust Financial che ha detto addio al suo ATS “preistorico” 

Immagina di dover preparare una cena per alcuni ospiti. C’è solo un problema: non sai quanti saranno e quando arriveranno. Potrebbero arrivare oggi o la prossima settimana, potrebbero essere dieci o solo due. Magari uno ha un’allergia alimentare, un altro non mangia pesce.

Quel che è peggio è che non c’è nessuno a cui puoi chiedere. In queste condizioni, un’attività piacevole e abituale come preparare una cena diventa quasi impossibile.

Il team HR di AmTrust Financial si è trovato una volta in una situazione simile: non riusciva ad identificare la causa del problema.

“Avevamo un sistema di tracciamento delle candidature obsoleto, che chiamavo il dinosauro dei sistemi di tracciamento”, afferma Kimberly Bowen, ex vicepresidente incaricato dell’acquisizione di talenti presso AmTrust.

“Non era automatizzato e non forniva dati validi. Era davvero difficile valutare il modo in cui i candidati si muovevano all’interno del processo di selezione”.

A causa della mancanza di automazione, il team di Mr. Bowen perdeva molto tempo per connettersi e disconnettersi dai sistemi, oltre che per eseguire compiti ripetitivi. Con gli strumenti giusti, era un problema risolvibile: la vera sfida, che aveva anche causato tensioni in azienda, era piuttosto che il team HR non sapeva dove concentrare tempo ed energie per reperire i talenti migliori.

“Eravamo all’età della pietra. I manager dell’azienda pensavano che il recruiting non funzionasse e che i recruiter non fossero in grado di procurare loro talenti qualificati”.

Il team di Bowen faceva molto affidamento su agenzie esterne per ricoprire i ruoli di cui aveva bisogno. Non era certo l’ideale.

La soluzione? AmTrust aveva un disperato bisogno di un nuovo ATS che potesse integrarsi con il loro sistema Workday esistente. Per ricostruire il recruitment di AmTrust, il team di Bowen ha valutato sei fornitori prima di scegliere la Talent Cloud di iCIMS.

Oggi, i dirigenti di AmTrust possono dirsi soddisfatti: hanno a disposizione dati chiari e precisi su cui basare le proprie decisioni, senza contare che, grazie ai KPI per le risorse umane, l’azienda riesce a risparmiare 13.000.000 dollari all’anno in commissioni di agenzia.

Usa i KPI di recruiting per raggiungere gli obiettivi dell’azienda 

Non teniamo traccia dei KPI del recruitment perché fa bene alla salute. Lo facciamo per capire cosa funziona e cosa invece funziona meno, e per poterlo comunicare in modo semplice ai vertici dell’azienda. Allora, e solo allora, otteniamo il consenso e le risorse di cui abbiamo bisogno per affrontare queste sfide a testa alta.

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