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Comment automatiser l’onboarding

 
Térence Gegauff
March 25, 2022

L’onboarding est certainement l’une des étapes les plus importantes du processus de recrutement. La transition entre la recherche d’un emploi et la prise de poste peut être déstabilisante. Les nouveaux employés qui ne sont pas correctement engagés ou qui ne se sentent pas intégrés à leur équipe ont plus de difficultés à être productifs et sont davantage susceptibles de quitter l’entreprise. Les entreprises qui proposent des programmes d’onboarding attrayants sont plus susceptibles de retenir les nouveaux talents lors de leur première année au sein de l’entreprise.

Grâce à l’automatisation du processus d’onboarding, vous avez la possibilité de réduire les coûts liés à l’onboarding tout en améliorant la productivité et la rétention des employés sur le long terme.

Prenons l’exemple de Novant Health, entreprise à but non lucratif dans l’industrie de la santé, qui recrute et accueille chaque année entre 6000 et 7000 professionnels de la santé. iCIMS Onboarding, leur permet, d’économiser 300 000 $ par an. Cela en automatisant les tâches manuelles et chronophages et en permettant une meilleure intégration et adaptation des nouveaux employés au sein de leurs équipes.

Comment fonctionne l’automatisation de l’onboarding ?

Aujourd’hui, la majorité des logiciels d’onboarding propose des portails dédiés pour les nouveaux employés. Ces portails d’onboarding sont utilisés comme plateformes de ressources pour les nouveaux talents et peuvent intégrer des liens utiles, des vidéos, des guides, des organigrammes, des rappels et les futures tâches des nouveaux employés.

Voici un exemple d’automatisation de l’onboarding pour le retail

Imaginons que vous soyez responsable du recrutement de collaborateurs pour 50 magasins répartis dans les 4 coins de la France. Grâce à l’automatisation du processus d’onboarding, vous pouvez ajouter des tâches, des ressources et des informations définies pour vos collaborateurs en fonction de leur position géographique directement sur le portail.

Vous pouvez également configurer votre logiciel d’onboarding pour créer des tâches automatiques (workflow) et d’envoyer des rappels à toutes les personnes chargées d’aider les nouveaux employés dans leur prise de poste. Dans le cas du retail, il peut s’agir de commander des uniformes et de nommer un collaborateur pour former le nouveau talent. Pour les métiers de bureau, les tâches consistent généralement davantage à demander à l’équipe informatique de préparer un ordinateur et de programmer un badge électronique.

L’automatisation de l’onboarding permet deux choses. Tout d’abord, l’automatisation est plus efficace et permet aux professionnels RH, aux responsables du recrutement et à leurs équipes de se concentrer sur des tâches plus importantes et non sur des tâches administratives. Puis elle élimine également le risque d’oublier des préparatifs les premiers jours d’un nouvel employé. Tout cela permet d’améliorer les taux de rétention, d’économiser du temps et de l’argent, mais également d’avoir des nouveaux talents productifs plus rapidement.

L’automatisation de l’onboarding pour les employés en télétravail, hybrides et en présentiel

Nous sommes nombreux à avoir vu notre manière de travail changer ces dernières années.

Il existait déjà des employés en télétravail ou en hybride avant 2020, mais ils n’ont jamais été aussi nombreux qu’aujourd’hui et n’ont jamais autant attiré l’attention.

En 2020, à la suite de la première vague covid, de nombreux salariés ont découvert pour la première fois le télétravail. Pendant cette période, beaucoup de personnes ont fait le choix de changer de travail.

Il existe cependant encore de nombreuses équipes qui travaillent en présentiel, notamment dans les domaines de la santé, du retail et de la production. Les logiciels d’onboarding peuvent être utilisés quelle que soit la situation, y compris si vos équipes comprennent à la fois des employés en présentiel et en télétravail.

L’automatisation de l’onboarding pour les collaborateurs en télétravail :

L’onboarding des employés en télétravail doit évoluer autour de deux priorités : l’engagement et l’accessibilité.

Pour l’engagement, demandez à vos collaborateurs d’enregistrer de courtes vidéos à intégrer à vos portails d’onboarding. Ces vidéos peuvent vous permettre d’introduire des sujets de formation ou vous aider à créer un lien et à encourager les talents. iCIMS Video Studio permet à vos employés de créer facilement et rapidement des vidéos.

Quant à l’accessibilité, il s’agit de permettre aux nouveaux talents de trouver les réponses à leurs questions et d’accéder aux ressources dont ils ont besoin en toute simplicité. Intégrez une FAQ des nouveaux talents et des liens sur le portail d’onboarding des nouveaux employés pour leur permettre de trouver facilement les réponses qu’ils cherchent lors de leurs premières semaines et de leurs premiers mois au sein de votre entreprise. Il est également essentiel de vous rapprocher de l’équipe informatique pour vous assurer que les nouveaux employés disposent des autorisations nécessaires pour accéder aux documents et aux ressources partagés.

L’automatisation de l’onboarding pour les employés en présentiel :

Nombreux sont les employés qui n’ont pas la possibilité de télétravailler. Pour ces travailleurs, les portails d’onboarding doivent automatiser toutes les tâches nécessaires avant leur premier jour de travail. Utilisez le portail d’onboarding pour éliminer les tâches administratives. Fournissez-leur également des ressources pour leur premier jour, comme un plan des locaux, un badge pour le parking et le protocole de sécurité.

L’automatisation de l’onboarding pour les employés hybrides :

Ces employés travaillent à la maison ou au bureau selon le jour de la semaine. Le portail d’onboarding doit être à l’image de leur mode de travail. Veillez toutefois à souligner les attentes pour les employés hybrides. Doivent-ils être au bureau certains jours en particulier, de façon flexible ou pas ? L’onboarding et la formation se font-ils en présentiel ? Affichez ces informations sur la page d’accueil du portail et programmez des rappels pour les jours ou les événements qui nécessitent leur présence.

Et après ?

Vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation de l’onboarding ? Consultez Le guide complet de l’onboarding des employés : (en anglais)

 

 

 

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