¿Cómo funciona un ATS?

En el pasado, cuando un candidato enviaba un CV a una empresa o RRHH, tenía que esperar a que alguien lo leyera, lo revisara y decidiera si su perfil pasaba a la siguiente etapa del proceso. Una tarea larga y tediosa que no permitía apreciar el verdadero valor de la mayoría de los perfiles, especialmente cuando la pila de CV era alta y muchos de ellos acababan en la papelera.

Con la automatización de las tareas, esta etapa del proceso se vuelve más sencilla y, con las herramientas adecuadas, las empresas y los recruiter tienen la oportunidad no solo de hacer que el proceso sea más rápido sino también más justo. La solución de referencia para los equipos de RRHH son los sistemas de seguimiento de candidatos o ATS (del inglés Applicant Tracking System), que además ayudan a los recruiter a mantener el contacto con los candidatos para que no se escapen de su red.

Sin embargo, existen algunos conceptos erróneos sobre cómo el software procesa y analiza las solicitudes; por ejemplo, algunos candidatos tienden a pensar que al ser un sistema informático el que trata sus solicitudes no están recibiendo la atención que merecen.

En este artículo vamos a desmentir algunos de estos conceptos erróneos empezando por explicar qué es un ATS, cómo funciona y qué pueden hacer los candidatos para enfocar sus CV a estos sistemas ampliamente utilizados.

¿Qué es un ATS?

Un sistema de seguimiento de candidaturas o ATS es una aplicación de software que permite seguir y gestionar fácilmente las etapas por las que pasan tus candidatos durante el proceso de contratación. Hace que los procesos vayan más fluidos, tanto para el recruiter como para el candidato. Y, finalmente, permite a los equipos de RRHH centralizar todas las solicitudes en un solo lugar y procesarlas directamente desde una plataforma online.

Un ATS te permite establecer qué candidatos se mantienen en cada proceso y en qué etapa se encuentran, con el fin de tener una visión general de tus contrataciones actuales. Los ATS a menudo se integran con otras herramientas digitales y pueden ayudar a cualquier organización a establecer un proceso de contratación más justo y sencillo, desde la presentación del CV hasta el día en que se contrata al candidato.

¿Cómo funciona un ATS?

La función principal de un ATS es recibir, almacenar y clasificar candidaturas y currículos de forma online. Por supuesto, esto evita el desperdicio de papel y minimiza el riesgo de que las solicitudes se traspapelen. Pero, además, la mayoría de las soluciones ATS actuales tienen funciones adicionales.

Hay funciones de clasificación, como la coincidencia, que se pueden incorporar al ATS. Permiten que los CV se comparen automáticamente con las descripciones de cada puesto y se identifiquen posibles coincidencias. Los recruiter también pueden filtrar los CV buscando palabras clave, como las competencias específicas que buscan en el candidato para que pueda hacer frente a las misiones asociadas al puesto.

Además de clasificar y revisar las solicitudes, los sistemas ATS también pueden incluir funciones para comunicarse con los candidatos, ya sea por correo electrónico o SMS. De hecho, el feedback es uno de los pilares más importantes de la experiencia del candidato. Al automatizar las respuestas después de cada paso, el ATS ayuda a reducir el tiempo de respuesta del recruiter después de la presentación del CV. También aumenta la eficiencia de los RRHH al permitirles comunicarse más fluidamente con un mayor número de candidatos de forma sencilla y organizada.

Asimismo, las soluciones ATS actuales suelen incluir una herramienta que permite a los recruiter programar entrevistas. Con un sistema de seguimiento de candidaturas SaaS en la nube, los RRHH pueden realizar todas estas tareas en la misma plataforma y desde cualquier parte del mundo.

Algunos conceptos erróneos sobre el papel de un ATS

No es de extrañar que existan algunos conceptos erróneos sobre cómo funciona un ATS, al fin y al cabo, esta herramienta realiza una lectura automatizada de los CV antes incluso de la revisión personal del RRHH. A continuación, presentamos algunas de estas ideas preconcebidas:

• El ATS rechazará automáticamente los CV si no son perfectos

Rara vez un ATS rechaza o se niega automáticamente a procesar un CV. Cuando esto sucede, generalmente se debe a un problema técnico con el archivo descargado y no tiene nada que ver con la calidad del CV. Por ejemplo, si un archivo es demasiado grande o tiene un formato incorrecto, es posible que el ATS no lo acepte y se solicite al candidato volver a enviarlo en el formato correcto.

Los sistemas de seguimiento de candidaturas pueden enviar mails de rechazo automatizadas a los solicitantes, pero solo después de recibir y analizar el CV y únicamente si no cumple con los requisitos establecidos para el puesto. Por ejemplo, si el RRHH pide una competencia concreta, un nivel de formación específico o un mínimo de años de experiencia como criterio «excluyente» para un puesto, el ATS rechazará a todos los perfiles que no cumplan con estos criterios mínimos.

• El ATS deshumaniza los procesos de contratación

Un ATS automatiza algunos aspectos del proceso de contratación, pero no elimina a las personas de la ecuación.

Estas herramientas facilitan tareas que requieren mucho tiempo, como clasificar solicitudes de gran volumen basándose en la experiencia, competencias, nivel de educación o incluso filtrando por palabras clave específicas. Todas estas son tareas repetitivas que podría hacer un recruiter, pero, al ponerlas en manos de una máquina se hacen más rápidas y menos proclives a errores. Además, los RRHH son los que establecen las reglas que definen el comportamiento del ATS para cada proceso o etapa. Siempre será una persona quien decida qué CV se tiene en cuenta y cuál no.

• El ATS afectará al uso de otras soluciones de software

Las soluciones ATS actuales han sido concebidas para integrarse con otras herramientas de software disponibles en el mercado, incluidos los sistemas de RRHH más populares. El hecho de que una solución de seguimiento de candidaturas esté en la nube facilita esta integración. Por ejemplo, iCIMS Talent Cloud se integra con los principales sistemas de gestión de talentos y muchas otras soluciones que facilitan el trabajo de los equipos de recursos humanos.

• Las soluciones ATS son caras y difíciles de implementar

La mayoría de los desarrolladores de ATS saben que cada negocio tiene diferentes necesidades en materia de adquisición de talento. Una pequeña empresa puede beneficiarse del servicio de un ATS, pero no necesitará tantas funciones como un gran grupo internacional. Esta es la razón por la que los proveedores de ATS a menudo ofrecen un rango de precios basado en las diferentes necesidades más que en el producto en sí. Esto hace que las soluciones sean accesibles para todos los tipos de empresa.

Además, la mayoría de los proveedores de ATS son expertos en integrar sus soluciones e implementarlas en varias organizaciones. Algunas funciones se pueden activar inmediatamente después de la instalación. Cuando se requiere una implementación adicional, generalmente puedes confiar en que tu proveedor te guíe a través del proceso.

Por ejemplo, iCIMS proporciona servicios de implementación para ayudar a los nuevos clientes a configurar sus herramientas de RRHH.

Cómo optimizar un CV orientado a un ATS

Cada vez más empresas utilizan sistemas de seguimiento de candidatos, el 95 % de las cuales están en la lista Fortune 500.A continuación, te mostramos algunas recomendaciones para que los candidatos optimicen su currículum orientándolo a estos sistemas. Si eres RRHH, puedes ayudarles añadiendo esta información a tu página de contratación.

• Utiliza palabras clave de la descripción del puesto

Para adaptar tu candidatura a la oferta que estás solicitando, utiliza las palabras clave que encuentres en la descripción del puesto. La mayoría de los términos clave se relacionan con las habilidades y competencias específicas necesarias para el puesto.

Asegúrate de utilizar las palabras clave que aparecen en la descripción del puesto de forma natural en el texto de solicitud. Si comienzas tu CV con un pequeño resumen, podrías aprovechar para introducir ahí alguno de estos términos clave.

• Utiliza un formato simplificado

Evita elementos complicados como bordes, símbolos, tablas y líneas. Utiliza un formato simple y lógico que sea fácil de leer y comprender.

• Evita redactar con abreviaturas y simplificaciones

Los ATS modernos pueden entender la mayoría de los conceptos según el contexto, no obstante, para evitar malas interpretaciones te recomendamos escribirlo todo sin acortar palabras ni años, por ejemplo: escribe «agosto del 2020» en lugar de «20 de agosto».

• Envía documentos de texto en lugar de PDF

Al elegir un formato de archivo, MS Word suele ser la mejor opción porque es fácil para un ATS escanearlo y analizarlo. Las imágenes y los archivos PDF se pueden escanear, pero en general son más difíciles de leer para el sistema.

• Cumplimenta todos los campos, incluso los que no sean obligatorios

Al completar una solicitud online, considera cada área como una oportunidad para mostrar tus competencias. Incluso si no es necesario rellenar un campo para realizar la solicitud, complétalo. Intenta encontrar siempre algún lugar para incluir las palabras clave.

El ATS de ICIMS ayuda a RRHH y candidatos

Ya te encuentres en una PYME, un grupo internacional o una agencia de contratación, necesitas un software de seguimiento de candidaturas que cubra tus necesidades y vuelva tus procesos de contratación más justos y eficientes. La solución iCIMS ATS te brinda la oportunidad de ofrecer mejores experiencias a los candidatos y optimizar tus procesos de recursos humanos a través de la automatización de tareas.

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