Une cartographie des compétences pour piloter la formation ?

Le contexte

« Opaque », « inégalitaire », « inefficace », Emmanuel Macron n’y était pas allé par quatre chemins pour décrire le système de la formation professionnelle en France. Il promettait alors que son quinquennat serait l’occasion de clarifier tout ça en élaborant la mère de toutes les réformes. Mars 2018, voilà qui est fait : en début de semaine, la réforme de la formation professionnelle a été présentée et elle est déjà qualifiée de « big bang » !

Au programme parmi les 12 mesures annoncées, un compte personnel en euros, plus d’intermédiaires, avec notamment une application mobile pour s’inscrire et payer sa formation (même l’État se veut ‘mobile first’) et la collecte de fonds par les URSSAF, et un organe régulateur « France Compétences » dont le nom n’a pas été choisit au hasard.

La compétence, au centre de toutes les attentions.

« Transformer la formation professionnelle est nécessaire car la compétence est à la fois la clé de la compétitivité et celle de l’émancipation sociale pour se préparer aux métiers de demain. » Dans ce tweet au lendemain de la présentation de la dernière réforme de la formation professionnelle, la Ministre du Travail, Muriel Pénicaud, a donné le ton quant à l’ambition qu’elle porte avec cette réforme. Car certains diront qu’aujourd’hui on ne gère plus des salariés mais des compétences et ils n’auront pas complètement tort. Avec la menace pesante de l’obsolescence des compétences, l’une des obligations de l’employeur a été requalifiée.

Comment s’assurer de l’adaptation des collaborateurs à leur métier, leur poste, tout en garantissant leur employabilité dans le temps ? En mettant en place une cartographie des compétences ! De la GPEC me direz-vous ? Affirmatif ! C’est en effet l’outil phare dans la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Elle en est même le point de départ. Par la suite, elle constituera les fondements de votre politique de mobilité interne. Zoom sur ce formidable outil d’analyse.

Une cartographie des compétences, qu’est-ce que c’est ?

Une cartographie des compétences est une photographie à un instant T de l’ensemble des compétences de l’entreprise. On parle aussi de référentiel car il permet de déterminer, pour chaque métier, les savoirs, savoir-faire et savoir-être associées, ainsi que le niveau requis pour chacun d’entre eux. Et nous parlons bien de métier et non de poste.

La nuance ? Elle est simple : alors qu’un poste est un ensemble de tâches et de missions effectuées par un collaborateur, un métier s’inscrit dans un contexte global et représente « une profession caractérisée par une spécificité exigeant un apprentissage, de l’expérience » (Larousse) – il en existe d’ailleurs un répertoire – le fameux code ROME, Répertoire Opérationnel des Métiers et de l’Emploi défini par Pôle Emploi. La plupart des branches professionnelles répertorient également les métiers et les compétences qu’elles couvrent. Ces dernières sont également amenées, au regard de l’évolution rapide des marchés, de définir la manière dont les métiers vont se transformer.

Exemple d’un extrait de cartographie de compétences pour un poste de directeur marketing

De la cartographie découle, pour chaque collaborateur, une analyse de ses compétences personnelles mettant ainsi en lumière les éventuels écarts existants, que ce soit pour les compétences transverses comme pour les compétences métiers, ainsi que les points forts sur lesquels capitaliser. Les collaborateurs et managers peuvent ainsi prendre conscience de leurs atouts et de leurs faiblesses.

Une cartographie des compétences, pour quoi faire ?

Chaque année, un bilan comptable est établi pour analyser l’état des finances de l’entreprise. Alors pourquoi les ressources humaines n’en font-elles pas autant avec ce qui fait la valeur du capital humain : les compétences. Outre la vision globale qu’un référentiel de compétences permet de donner sur l’organisation, il est surtout un excellent outil d’évaluation !

La preuve en 4 questions :

• « Chaque métier nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise est-il pourvu ? » Parce que la cartographie dresse un panorama des métiers, elle permet d’évaluer les besoins en recrutement à tout moment. Ainsi, grâce à la spécification des compétences requises, il est plus aisé de poser les bases de la fiche de poste du futur collaborateur et de mettre en avant les caractéristiques essentielles que doit posséder un candidat à l’embauche ; répondant alors à la question « ce candidat conviendra-t-il au poste ouvert ? ».
• « Le ou les salariés occupant un poste précis disposent-ils de toutes les compétences requises pour exercer leur métier, et ce au niveau attendu ? » Parce qu’à chaque métier est rattaché un ensemble de compétences dont le niveau est déterminé, il est possible d’évaluer le besoin en formation des collaborateurs. En effet, en étudiant les écarts entre l’acquis et le requis, vous identifiez leurs zones de progression. Cela vous permet de mettre en place les bonnes actions de formation, au bon moment, et ce au niveau individuel et collectif.
• « Mon collaborateur me demande une formation mais en a-t-il vraiment besoin ? » Le budget formation se doit d’être maîtrisé. Ainsi, parce que la cartographie des compétences indique le niveau des collaborateurs pour chaque compétence, elle permet d’évaluer la pertinence d’une action de formation en fonction du niveau attendu par l’entreprise. Si celui-ci est jugé suffisant, la demande pourra être refusée ou réorientée.
• « Quel potentiel pour quelle mobilité ? » Parce que la cartographie des compétences explore à la fois les compétences transverses et les compétences métiers, il devient plus simple de gérer les mobilités internes. En effet, se dessineront naturellement des ponts entre les métiers. En faisant évoluer les différentes compétences d’un collaborateur par l’expérience ou par la formation, la cartographie permettra de visualiser ses potentielles adéquations avec d’autres positions dans l’organisation.

Cerise sur le gâteau, la cartographie des compétences apparaît également comme un outil permettant d’objectiver les décisions des RH : valider ou refuser une formation à partir de critères précis, accorder une augmentation de rémunération en cas d’évolution notable du niveau de compétences, ou pas…

En somme, un référentiel liste, décrit et évalue les compétences pour en faciliter le développement. Avec cet outil accessible à tous, les collaborateurs peuvent comprendre ce que l’entreprise attend d’eux et anticiper leur évolution de manière objective et fondée sur des éléments tangibles.

Évaluer, c’est mieux former !

Initialement, la réforme de 2015 avait pour objet de faire prendre conscience que la formation n’est pas une dépense mais un investissement. L’objectif étant alors, de pouvoir calculer de manière tangible le retour sur investissement en évaluant l’efficacité et la pertinence des formations. Selon le 2^ème baromètre Talentsoft/Fefaur, pour 71,5 % des responsables formation, l’une des principales motivations à l’évaluation de la formation est de pouvoir estimer le niveau d’alignement des formations avec les besoins en compétences. Quel meilleur outil que la cartographie des compétences ?

Reprenons alors notre exemple des formations linguistiques. Parce qu’elles ont toujours été dans le top 3 des formations plus demandées – et l’anglais notamment à 77 % – l’évaluation du niveau de langue s’impose dans la cartographie des compétences et ce de manière précise. Car l’action de formation doit avant toute chose servir à réduire les écarts entre le niveau de langue attendu et le niveau actuel des collaborateurs. Il est donc possible de définir un ensemble de compétences linguistiques associés à chaque métier (rédiger des livrables, mener une négociation commerciale en anglais, lire et rédiger des contrats…) et qui correspondent au niveau de compréhension orale, à l’expression écrite et orale. Encore faut-il avoir les bons outils pour évaluer le niveau de langue de ses collaborateurs selon un autre référentiel commun – le CECRL.

Pour résumé, en matière de formation, les grands avantages de la cartographie des compétences sont :

• l’identification des besoins : la cartographie permet de déterminer les collaborateurs qui ont vraiment besoin d’être formés sur des compétences spécifiques
• la confrontation des demandes : elle permet de juger de la pertinence d’une demande de formation
• l’optimisation des sessions de formation : en regroupant par compétences et non plus par métier, par niveau et non plus par service, les formations seront d’autant plus efficaces.
• l’optimisation du budget : parce que chaque niveau est évalué avant et après la formation, on peut ainsi analyser le retour sur investissement des formations

Découvrez comment ADP a réalisé sa cartographie de compétences linguistiques pour réorienter sa stratégie de formation.