Un ATS, comment ça marche ?

July 8, 2021

 

iCIMS Staff

7 min read

Autrefois, lorsqu’un candidat envoyait un CV à un employeur ou à un recruteur, il devait attendre que quelqu’un lise le CV, l’examine et décide s’il passait à la prochaine étape du processus. Une tâche longue et fastidieuse qui ne permettait pas de juger tous les profils à leur juste valeur, surtout quand la pile était haute. Certains CV étaient même parfois égarés.

Avec l’automatisation des tâches, cette étape devient plus facile et, avec les bons outils, les entreprises et les recruteurs ont la possibilité non seulement de rendre le processus plus rapide, mais aussi plus équitable. La solution incontournable pour les équipes de recrutement est l’ATS (applicant tracking system) ou système de suivi des candidatures, qui aide également les recruteurs à rester en contact avec les candidats, en veillant à ce qu’ils ne passent pas entre les mailles du filet.

Néanmoins, il existe certaines idées reçues sur la façon dont les logiciels traitent et analysent les candidatures. Les candidats par exemple peuvent penser qu’elles ne reçoivent pas l’attention qu’elles méritent si c’est un système informatique qui les traite.

Ici, nous allons donc explorer ce qu’est un ATS, comment il fonctionne et ce que les candidats peuvent faire pour optimiser leur CV pour ces systèmes largement utilisés.

Qu’est-ce qu’un ATS ?

Un ATS ou système de suivi des candidatures est une application logicielle qui permet de suivre et de gérer simplement le parcours de vos candidats à travers toutes les étapes du recrutement. Il rend vos processus plus fluides, tant pour le recruteur que pour le candidat. Enfin, il permet aux équipes RH de centraliser les candidatures à un seul et même endroit et de les traiter directement depuis une plateforme en ligne.

Un ATS vous permet de déterminer pour chaque poste, quels candidats sont encore en lice, à quelles étapes ils en sont, le tout afin d’avoir une vision globale sur vos recrutement en cours. Souvent intégré à d’autres solutions digitales, un ATS peut aider toute organisation à mettre en place un processus de candidature plus équitable et simplifié, depuis la présentation d’un CV jusqu’au jour de l’embauche du candidat.

Comment fonctionne un ATS ?

La fonction principale d’un ATS est de recevoir, de stocker et de trier les candidatures et les CV associés en ligne. Cela évite bien entendu le gaspillage de papier et minimise le risque que les candidatures soient égarées. Mais la plupart des solutions ATS actuelles sont dotées de fonctions complémentaires.

Des fonctionnalités de tri comme le matching peuvent être intégrées à un l’ATS. Elles permettent de comparer automatiquement les CV avec les descriptions de poste répertoriées et identifier les correspondances potentielles. Les recruteurs peuvent également filtrer les CV en recherchant des mots clés, tels que les compétences spécifiques nécessaires au candidat pour effectuer les missions attendues.

Outre le tri et l’examen des candidatures, les systèmes ATS peuvent également inclure des fonctionnalités de communication avec les candidats, que ce soit par emails ou encore par SMS. En effet, le feedback est l’un des piliers de l’expérience candidat. En automatisant les réponses après chaque étape, l’ATS permet de réduire le temps de retour d’un recruteur après avoir soumis un CV. Il augmente également l’efficacité des recruteurs, en leur permettant de communiquer plus facilement avec un plus grand nombre de candidats, de manière simple et organisée.

Enfin, les solutions ATS actuelles comprennent généralement un outil qui permet aux recruteurs de programmer les entretiens. Grâce à un système de suivi des candidatures en SaaS, basé sur le cloud, les recruteurs peuvent effectuer toutes ces tâches depuis un seul et même espace, de n’importe où dans le monde.

Quelques idées reçues sur le rôle d’un ATS

Il n’est pas surprenant qu’il y ait quelques idées reçues sur le fonctionnement d’un ATS notamment lorsqu’il s’agit d’automatiser la lecture des CV avant même le regard humain d’un recruteur. En voici quelques-unes :

• Un ATS rejettera automatiquement les CV s’ils ne sont pas parfaits

Il arrive rarement qu’un ATS rejette ou refuse automatiquement de traiter un CV. Lorsque cela se produit, c’est généralement en raison d’un problème technique avec le fichier téléchargé et n’a rien à voir avec la qualité du CV. Par exemple, si un fichier est trop volumineux ou dans le mauvais format, l’ATS peut ne pas l’accepter. Le candidat devra alors renvoyer son CV dans le bon format.

Les systèmes de suivi des candidatures peuvent envoyer des lettres de refus automatisées aux candidats, mais uniquement après avoir reçu et analysé un CV, et si et seulement si, celui-ci ne répond pas aux exigences minimales pour un poste. Par exemple, un recruteur peut indiquer une compétence spécifique, un niveau de formation ou un nombre d’années d’expérience comme un critère “déterminant” pour un poste. Si le CV ne répond pas à ces critères, il peut être rejeté.

• Un ATS déshumanisera le processus de recrutement

Un ATS automatise certains aspects du processus de recrutement mais son but n’est pas d’écarter les humains de l’équation.

Ces outils facilitent les tâches chronophages, comme le tri de candidatures volumiques basées sur l’expérience, les compétences, le niveau d’éducation ou encore selon des mots-clés spécifiques. Ce sont toutes des tâches répétitives qu’un recruteur devrait normalement effectuer, et le fait de confier ces tâches à une machine ne fait que les rendre plus rapides et moins sujettes à l’erreur.
De plus, les recruteurs fixent les règles qui régissent la manière dont l’ATS va réaliser ces tâches. Ce sera toujours une personne qui décidera quels CV sont pris en compte et lesquels ne le sont pas.

• Un ATS perturbera l’utilisation d’autres solutions logicielles

Les solutions ATS actuelles sont conçues pour s’intégrer à d’autres types de logiciels disponibles sur le marché, y compris les systèmes RH les plus populaires. Le fait qu’une solution de suivi des candidatures soit dans le cloud facilite cette intégration. Par exemple, le Talent Cloud d’iCIMS s’intègre aux principaux systèmes de gestion des talents et à de nombreuses solutions connexes qui simplifient la vie des équipes RH.

• Les solutions ATS sont coûteuses et difficiles à mettre en œuvre

La plupart des éditeurs d’ATS savent que chaque entreprise a des besoins différents en matière d’acquisition de talents. Une petite entreprise peut bénéficier d’un ATS, mais elle n’aura pas besoin d’autant de fonctionnalités qu’un grand groupe d’envergure internationale. C’est pourquoi les fournisseurs d’ATS proposent souvent une gamme de prix basée sur les besoins plutôt que sur le produit en lui-même. Cela rend les solutions accessibles aux entreprises de toutes tailles.

En outre, la plupart des fournisseurs d’ATS sont experts dans l’intégration de leurs solutions et de leur mise en œuvre dans diverses organisations. Certaines fonctionnalités peuvent être activées immédiatement après l’installation. Lorsqu’une implémentation plus poussée est nécessaire, vous pouvez généralement compter sur votre prestataire pour vous guider tout au long du processus.
Par exemple, iCIMS fournit des services d’implémentation pour aider les nouveaux clients à mettre en place leurs différents outils RH.

Comment optimiser un CV pour un ATS

De plus en plus d’entreprises utilisent des systèmes de suivi des candidatures, dont 95 % des entreprises du Fortune 500. Voici quelques moyens pour les candidats d’optimiser leur curriculum vitae pour ces systèmes. Si vous êtes un recruteur, pensez à ajouter ces informations à votre page de candidature.

• Utilisez les mots clés de la description de poste

Adaptez votre candidature à chaque emploi auquel vous postulez en utilisant les mots clés que vous trouvez dans la description du poste. La plupart des mots clés se rapportent aux aptitudes et compétences spécifiques nécessaires pour exercer cet emploi.

Veillez à utiliser les mots clés figurant dans la description du poste naturellement dans le texte de votre candidature. Si vous commencez votre CV par un court résumé, c’est une excellente occasion d’y glisser quelques des mots clés.

• Utiliser un format simple

Évitez les éléments compliqués comme les bordures, les symboles, les tableaux et les lignes. Utilisez un format simple et logique, facile à lire et à comprendre.

• Évitez les raccourcis et autres abréviations

Les ATS modernes peuvent comprendre beaucoup de choses en fonction du contexte, mais pour éviter des mauvaises interprétations, il est recommandé d’écrire en toutes lettres et de ne pas raccourcir les années par exemple. Par exemple, écrivez “août 2020” au lieu de “août 20”.

• Préférez des documents textes, plutôt que des PDF

Lors du choix d’un format de fichier, MS Word est généralement la meilleure option, car il est facile pour un ATS de le scanner et de l’analyser. Les images et les PDF peuvent être scannés, mais ils sont généralement plus difficiles à lire pour le système.

• Remplissez tous les champs, même ceux qui ne sont pas obligatoires

Lorsque vous remplissez une candidature en ligne, considérez chaque domaine comme une occasion de montrer vos qualifications. Même si un champ n’est pas nécessaire pour postuler, remplissez-le. Recherchez également les possibilités d’inclure des mots clés.

L’ATS d’iCIMS aide les recruteurs et les candidats

Que vous soyez une petite entreprise, une entreprise internationale ou une agence de recrutement, vous avez besoin d’un logiciel de suivi des candidatures à la pointe du secteur pour rendre le processus de recrutement plus équitable et efficace. La solution iCIMS ATS vous offre la possibilité de créer de meilleures expériences pour les candidats et de rationaliser vos processus RH grâce à l’automatisation.

Pour en savoir plus sur la façon dont iCIMS peut vous aider, explorez le Talent Cloud dès aujourd’hui.