Calculer le ROI de vos outils de recrutement : mode d'emploi

Les objectifs

Avant de plonger dans les tableaux Excel, reprécisons les objectifs d’une telle opération :

• avoir une vision claire et réaliste de votre situation actuelle
• identifier et évaluer les points forts de votre stratégie de recrutement et les axes d’amélioration
• présenter un plan d’action adapté en fonction des ressources financières de l’entreprise

L’analyse se basera sur les chiffres de la société fictive TSF, créée en 2012, dans le secteur des nouvelles technologies, basée à Paris et qui se développe à l’international. Elle compte 102 collaborateurs.

Au cours de cette analyse, nous allons observer les indicateurs suivants :

• Nombre de recrutements prévus et réalisés
• Sources des recrutements utilisés
• Budget prévu et dépensé par source de recrutement
• Nombre de départs parmi les personnes recrutées

Plan de recrutement : les prévisions

Dorothée, responsable RH chez TSF accorde 75 % de son temps au recrutement. Elle a répertorié ses besoins dans un plan établi en N-1. Pour cela, reprenons chacun des indicateurs de performance à suivre :

• Le nombre de recrutements prévus en N : 32 recrutements (22 CDI en France, 4 à l’étranger et 6 stagiaires). Ainsi, elle a établi une répartition des besoins par poste et par trimestre comme suit :
• Le budget alloué aux différentes solutions de recrutement : 130 000 euros
• Les solutions utilisées : pour le sourcing, l’entreprise a choisi de publier les annonces sur les jobboards et sur son site carrière, de participer à des salons et forums de l’emploi mais aussi de confier certains postes à des cabinets de recrutement notamment pour ses bureaux à l’étranger. D’autre part, elle compte sur la cooptation pour laquelle elle alloue une prime de 500 € à chaque recrutement finalisé.
• Le taux de turn-over estimé pour la période : 12 %

Pour suivre le processus de recrutement, elle utilise un ATS, une solution d’entretien vidéo pour la présélection des candidats et une solution d’assessment.

Performance de recrutement : le diagnostic

• Le nombre de recrutements effectifs : 28 candidats ont été recrutés. Voici poste par poste les besoins qui ont été comblés par ces recrutements – soit un objectif global atteint à 88 %.

NB : il est également possible d’y ajouter le nombre de recrutements non prévus

• Le budget dépensé en 2018 : 111 692 € – soit 86 % du budget initialement prévu.

Avec un coût moyen de 4 000 € par solution et par recrutement (un chiffre qui se situe plutôt dans la moyenne basse pour la fonction), voici le budget utilisé par trimestre et par poste de dépenses :

• Les solutions utilisées : l’idée est d’identifier quelles sources ont été les plus pertinentes et les plus efficaces. Pour chacun des postes pourvus, identifier la provenance de la candidature. Voici les résultats pour Dorothée qui démontrent sans grande surprise que la publication d’annonce reste la solution la plus génératrice de candidatures et donc de recrutement. On notera que le recours aux cabinets de recrutement a un coût très important (13 800 € /recrutement).
• Le taux de turn-over sur les salariés engagés en 2018 (nombre de départs parmi les personnes engagées en 2018 / nombre de personnes recrutées en 2018) : 18 %

NB : 36,1 % des salariés en CDI restent moins d’un an dans l’entreprise (source : Ministère du Travail)

ROI du recrutement : l’analyse

Une fois toutes ces données chiffrées recensées, il est temps de passer à l’analyse afin d’évaluer le retour sur investissement de vos recrutements.

• Concernant le nombre de recrutement, si vous n’avez pas atteint vos objectifs, l’analyse peut être de plusieurs ordres – votre offre n’était pas assez claire ou spécifique, votre marque employeur souffre d’un déficit de notoriété, les sources utilisées n’étaient pas adéquates, le métier recherché connaît une pénurie de candidats sur le marché, etc. Prenez le temps d’analyser l’efficacité de votre processus de recrutement afin de détecter les points d’amélioration.
• Concernant le taux de turn-over, s’il est plus élevé que prévu en fin de période, posez-vous la question de savoir si les nouvelles recrues ont été bien intégrées. Il s’agit en effet de l’une des raisons principales d’un départ. Tout comme l’inadéquation du poste avec le candidat recruté ! Un écueil auquel peu d’entreprises échappent, et qui coûte cher ! Jusqu’à 3 et 6 mois de salaire pour le remplacement d’un salarié ayant quitté l’entreprise. Il est donc primordial d’identifier les axes d’amélioration du turn-over en réalisant une analyse approfondie des potentielles causes.
• Concernant le budget alloué et les solutions utilisées, il faut bien entendu éviter tout raccourci en choisissant les sources et les solutions les moins onéreuses. Ce qui fonctionnera pour un poste donné ne sera pas forcément efficace pour un autre. L’exercice relève donc de la mesure.

Dans notre cas fictif, il convient de réaliser un arbitrage entre les différentes sources et d’en maîtriser les usages.

Améliorer sa performance : l’action

Evidemment, une analyse de votre ROI doit aboutir sur des actions concrètes afin d’améliorer vos résultats et votre performance. Voici quelques idées et quelques écueils à éviter :

• Ne pas négliger la communication RH : si l’éloge de la marque employeur pousse les organisations à investir sur le sujet, pour les TPE/PME le manque de moyens reste un frein majeur à son développement. Il existe pourtant des axes de communication peu coûteux sur lesquels il est nécessaire de se pencher. Car l’attractivité des candidats passe en premier lieu par l’image de l’entreprise et par ses qualités d’employeur. Voici en interne et en externe, deux règles à suivre.
  • Des annonces attractives : voilà le secret ! Présenter l’entreprise sous son meilleur jour, être transparent sur les valeurs qu’elle porte, décrivez de manière spécifique les missions et l’environnement de travail (l’équipe, le lieu de travail…), vous permettra d’augmenter significativement la qualité des candidatures et le taux de conversation (nombre de clics/nombre de vues). Pour TSF, le taux est passé de 10 à 15 % entre 2017 et 2018.
  • Des partenaires communication : une agence de RP pourra par un communiqué de presse mentionner les résultats annuels et les postes ouverts. Une transparence qui plait aux candidats puisque suite à son communiqué, TSF a vu son nombre de candidatures tripler la semaine suivante. Autre solution, la plateforme Welcome to the Jungle permet aux entreprises de mettre en avant leur histoire, leur culture et leur marque employeur à travers du contenu vidéo sur mesure. Les offres d’emploi sont également associées à l’espace entreprise.

• Varier les sources du recrutement : soyons clairs, concernant les différentes façons d’aller chercher les candidats, il s’agit de ne pas mettre tous les œufs dans le même panier. Au contraire, élargir vos horizons vous permettra d’élargir aussi le spectre de vos recherches et de trouver les talents où ils se trouvent, à tout moment.
  • Abuser de la cooptation interne : solution de recrutement peu coûteuse, vecteur de fidélisation et source d’engagement, la recommandation a tout pour plaire. En recommandant un candidat, le salarié témoigne de son engagement envers l’entreprise et de la confiance qu’il lui porte. Les résultats chez TSF étant particulièrement encourageants, la prime de cooptation a été doublé et sera versée désormais en deux fois, la moitié à l’embauche du collaborateur, l’autre moitié à la validation de période d’essai.
  • Bien sélectionner les jobbords avant de se lancer : en la matière il est primordial de rester à l’écoute du marché qui est particulièrement fluctuant. D’une année sur l’autre, les taux de fréquentation peuvent osciller significativement. Seuls certains jobboards spécialisés maintiennent une notoriété globalement linéaire. Et si publier des annonces sur chacun des sites a longtemps été une tâche chronophage pour le recruteur (environ un jour par mois chez TSF), il peut aujourd’hui s’appuyer sur des solutions de multidiffusion comme Flatchr (également ATS) ou des agrégateurs d’annonce comme Jobteaser dédiés au jeunes diplômés.
  • Modérer sa présence sur les forums écoles et les salons de l’emploi : outre la volonté d’aller à la rencontre des candidats, les salons permettent surtout d’amasser un grand nombre de CV – pas toujours les meilleurs –qui, la plupart du temps finiront leur vie sur le bureau d’un opérationnel trop occupé. La présence sur les forums écoles quant à elle fait vivre la marque employeur et reste un bon vecteur de recrutement des jeunes diplômes à la sortie. Pour TSF, la contribution à ces événements sera donc limitée.
  • Recruter malin avec les cabinets spécialisés : comme Dorothée chez TSF, vous n’êtes pas familier des marchés étrangers, de ces nouveaux métiers qui émergent et pour lesquels l’offre est largement supérieure à la demande. N’hésitez pas à confier ces recherches à des spécialistes, l’enjeu étant de trouver le bon interlocuteur, celui qui saura vous proposer des short-list pertinentes.

• Oser les solutions de présélection : parce que le sourcing aboutit nécessairement à la phase de présélection, des solutions existent pour être plus performant à cette étape du processus. Et pourquoi ne pas la rendre plus collaborative ?
  • L’entretien vidéo différé : avec son format 100 % digital, la collaboration entre les équipes RH et les opérationnels est ainsi facilitée. Les managers apprécient tout particulièrement cette première rencontre virtuelle qui donnent une idée sur la personnalité du candidat avant les traditionnels entretiens en face à face. Le gain de temps est estimé à 50 % par rapport à une présélection téléphonique.
  • Les solutions d’assessment ou tests de personnalité : parce qu’ils permettent de détecter et d’évaluer les softskills des candidats, les tests de personnalité représentent un levier déterminant pour éviter un écueil majeur du recrutement : l’inadéquation du candidat avec le poste, l’équipe ou l’entreprise. Face à un taux de turn-over en hausse notamment sur sa population de commerciaux, TSF a choisi d’intégrer ses tests au processus de recrutement.

Être réactif pour ne pas laisser filer les talents ! Le temps du recrutement est un axe à ne pas négliger au risque de voir des talents abandonner le processus en cours, ou pire, de refuser une offre (la raison principale étant liée une offre concurrente). Chez TSF par exemple, il faut sept semaines en moyenne pour mener un recrutement à son terme. Un temps qui semble encore trop long aux yeux des candidats puisque seulement 60 % des propositions faites sont acceptées. L’objectif pour 2019 est donc d’augmenter le taux de closing. Dorothée a donc choisi de responsabiliser les managers : préparation des entretiens en amont, ponctualité et réactivité.

En résumé, calculer le ROI de votre recrutement mettra en avant les forces et les faiblesses de chacun des leviers miss en place. Ainsi, l’analyse de vos indicateurs de performance aboutira sur un ensemble de ligne directrice à suivre l’année suivante :

• Vous avez une belle marque employeur ? Faites-le savoir !
• Certaines sources sont plus efficaces et pertinentes que d’autres : donner leur l’avantage
• Réaliser un benchmark des solutions dédiées au recrutement
• Tous les candidats sont importants, soignez vos échanges avec eux
• N’oubliez pas que bien recruter c’est aussi bien intégrer !

N’hésitez pas à partager vos bonnes pratiques pour analyser votre ROI ou améliorer la rentabilité des différents investissements.