Organizzare la formazione: la mappatura delle competenze

 
iCIMS Staff
April 26, 2021

“Non posso spendere molto, potrei fare un corso di inglese, non sono molto fluente”, “vorrei imparare lo spagnolo per viaggiare”, “il corso d’inglese è carino, potrei usarlo per fare una pausa da lavoro”… I corsi di formazione linguistica sono un chiaro esempio dell’abisso che c’è tra i bisogni reali di formazione e i corsi che vengono effettivamente proposti.

Perché? Principalmente il livello di ciascuna competenza non viene valutato bene o non viene valutato affatto. Per questo ci vuole più professionalità, perché nella ‘formazione professionale’, si tratta di valorizzare le competenze e assicurarsi che ne conseguano azioni coerenti.

Come? Il primo passo per riuscire è lavorare su un aspetto molto importante: la mappatura delle competenze.

Cos’è la mappatura delle competenze?

La mappatura delle competenze è uno strumento che fotografa l’insieme delle competenze di un’azienda in un momento specifico.

Si parla anche di riferimento, che permette di identificare le conoscenze, il saper-fare e il saper-essere associati ad ogni lavoro, nonché i livelli di competenza richiesti per ciascuno di essi.

Stiamo parlando di ‘lavori’ e non di ‘posti di lavoro’ e la differenza è semplice: un posto di lavoro rappresenta un insieme di compiti e mansioni effettuate da un collaboratore, un lavoro indica, invece, un contesto generale e riguarda “una professione caratterizzata da specificità che esigono apprendimento ed esperienza” (Larousse).

Esempio di mappatura delle competenze per un posto di direttore marketing

Mappatura delle competenze in azienda

Dalla mappatura si può evincere, per ogni collaboratore, un’analisi delle competenze personali che mette in luce le eventuali mancanze, sia per quanto riguarda le competenze trasversali che quelle particolari del lavoro, ma anche i punti di forza da capitalizzare. I collaboratori e i manager possono così prendere coscienza delle proprie capacità e debolezze.

La mappa delle competenze è quindi uno strumento utilissimo per la gestione preventiva degli impieghi e delle competenze è può essere utilizzato per diversi propositi.

A cosa serve una mappatura delle competenze?

Ogni anno le aziende fanno un bilancio contabile al fine di analizzare lo stato delle loro finanze. Perché non fare lo stesso con le risorse umane, analizzandone il valore intrinseco: ovvero le competenze?

Oltre la visione globale che un riferimento delle competenze permette di avere sull’organizzazione dell’azienda, si tratta soprattutto di un metodo utilissimo di valutazione.

4 domande per provarlo:

  1. Sono previsti tutti i lavori necessari al buon funzionamento dell’azienda?”
    Dal momento che la mappatura rappresenta una visione d’insieme dei lavori, permette di valutare quali siano i bisogni per il recruiting, in ogni momento. Anzi, proprio perché specifica bene le competenze richieste, permette di porre le basi per la scheda dei requisiti di un futuro collaboratore, mettendo l’accento sulle caratteristiche essenziali che deve possedere un candidato per quell’impiego rispondendo così alla domanda: “questo candidato andrà bene per la ricerca aperta?”.
  2. Tutti i dipendenti che occupano un preciso posto hanno le competenze richieste per svolgere il loro lavoro, ed al livello che gli si richiede?”
    Dal momento che ogni lavoro è legato ad una serie di competenze è possibile valutare i bisogni di formazione dei collaboratori. Tra l’altro, studiando lo scarto tra le competenze acquisite e quelle richieste è possibile identificare i loro progressi, il che permetterà di organizzare delle buone pratiche di formazione, al momento giusto, e questo sia individualmente che in gruppo.
  3. “Il mio collaboratore richiede una formazione, ma ne ha davvero bisogno?”
    Il budget dedicato alla formazione va gestito bene. Dal momento che la mappatura delle competenze indica il livello di ogni collaboratore rispetto a ciascuna competenza, questa permette di valutare la pertinenza di un’azione di formazione in funzione del livello atteso per l’azienda. Se questo viene giudicato sufficiente, la richiesta potrà essere rigettata o riorientata.
  4. ‘Qual è il potenziale per la mobilità?’
    Dal momento che la mappatura delle competenze esamina sia competenze trasversali che quelle relative al lavoro, è più semplice gestire la mobilità interna. In effetti, si disegneranno automaticamente dei punti di contatto tra i lavori: facendo evolvere le diverse competenze di un collaboratore con l’esperienza o con la formazione, la mappatura permetterà di visualizzare i suoi potenziali adeguamenti ad altre posizioni nell’organizzazione.

Ciliegina sulla torta, la mappatura delle competenze è anche uno strumento utile che permette di rendere più oggettive le decisioni degli HR: accettare o rifiutare una formazione a partire da criteri precisi, accordare un aumento di stipendio in caso di notevole miglioramento delle competenze, o meno…

Con questo strumento accessibile a tutti, i collaboratori potranno capire cosa l’azienda si aspetta da loro e anticipare la propria crescita in modo oggettivo e fondato su elementi tangibili.

Valutare le competenze per formare bene Valutare le competenze in azienda

Occorre prendere coscienza che la formazione non è una spesa ma un investimento. L’obbiettivo è, infatti, quello di calcolare in modo tangibile i ritorni sugli investimenti valutando l’efficacia e la pertinenza delle formazioni.

Riprendiamo l’esempio iniziale delle formazioni linguistiche. Dal momento che sono tra le 3 tipologie di formazione più richieste – soprattutto l’inglese con il 77% delle preferenze – nella mappatura delle competenze si impone una valutazione del livello di lingua che sia quanto più precisa.

L’azione di formazione deve innanzitutto servire a colmare lo scarto tra il livello di lingua atteso e quello attuale dei collaboratori. Quindi è possibile definire un insieme di competenze linguistiche associate ad ogni lavoro (redigere note spese, gestire uno scambio commerciale in inglese, leggere e redigere contratti…) e che corrispondono ad un preciso livello di comprensione orale, espressione scritta e orale.

Inoltre occorre avere gli strumenti giusti per valutare il livello dei collaboratori, secondo un altro riferimento comune, il QCERL.

I vantaggi della mappatura delle competenze per la formazione

  • L’identificazione dei bisogni: la mappatura permette di determinare quali collaboratori hanno effettivamente bisogno di essere formati e su quali competenze specifiche;
  • Il confronto delle richieste: permette di giudicare la pertinenza di una richiesta di formazione;
  • L’ottimizzazione dei corsi di formazione: raggruppando per competenze e non per lavori, per livello e non per servizio, le formazioni saranno più efficaci;
  • L’ottimizzazione del budget: dal momento che i livelli vengono valutati prima e dopo la formazione, si possono anche analizzare i ritorni in termini di investimenti sulle formazioni.
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