Una cartografía de competencias para optimizar la formación

«Aún queda presupuesto, podría hacer una formación de inglés, me falta fluidez», «Mejoraría mi francés para viajar», «Clases de inglés, qué bien, así hago un descanso en el trabajo». La formación lingüística es el ejemplo perfecto para ilustrar la brecha que existe entre las necesidades reales de formación y las que se llevan a cabo.

¿Por qué? Sin duda porque las competencias están mal evaluadas. Entonces, para ser más profesionales, (porque de eso se trata – formación «profesional» -), el desafío es potenciar competencias que se encuentren en línea con las misiones. ¿Cómo? Con ayuda de una herramienta: la cartografía de competencias. Te lo contamos todo.

El contexto

«Opaco», «desigual», «poco eficaz», así se podría describir el sistema de formación profesional en España. Por eso una de las medidas más ambiciosas que la nueva Ley Orgánica de Ordenación e Integración de la Formación Profesional persigue con sus casi seis millones de euros de presupuesto es adaptar las capacidades y competencias de la población al vertiginoso ritmo del mercado laboral.

El proyecto, que ha recibido las aportaciones del sector empresarial, destaca entre las medidas anunciadas el énfasis en facilitar itinerarios formativos a lo largo de la vida profesional de las personas; la necesidad de una mayor cualificación intermedia entre los trabajadores y el incremento de horas de formación para los empleados. Todo ello para modernizar un sistema de desarrollo de competencias a la altura de los retos del mañana.

Las competencias en el punto de mira

Es necesario hacer evolucionar el sistema de formación profesional porque las competencias son la clave de la competitividad y de la emancipación social para enfocarnos hacia los trabajos del futuro. Con este objetivo el pasado 7 de septiembre el Consejo de Ministros aprobó el Proyecto de Ley Orgánica de Ordenación e Integración de la Formación Profesional. Uno de los puntos más ambiciosos del proyecto se centra precisamente en el desarrollo de las competencias profesionales a través de la formación. Porque en la actualidad, con la fuerte amenaza de la obsolescencia de competencias, se puede decir que ya no gestionamos empleados sino capacidades y, adaptarse a esta nueva realidad supone uno de los mayores desafíos para las empresas y los equipos de RRHH.

Cómo asegurar la adaptación de los colaboradores a su ocupación y puesto, garantizando al mismo tiempo su empleabilidad de cara al futuro. ¡Llevando a cabo una cartografía de competencias! ¿Una GPEC (gestión de previsión de los empleos y de las competencias) general para el desarrollo de las competencias?¡Afirmativo! De hecho, es la herramienta insignia en la planificación anticipada de puestos de trabajo y competencias. Incluso podríamos decir que es el punto de partida. A partir de ahí, se constituirán los cimientos de tu política de movilidad interna. Examinamos con lupa esta gran herramienta de análisis.

¿Qué es una cartografía de competencias?

Una cartografía de competencias es una instantánea que muestra todas las competencias de la empresa en un momento dado. Hablamos también de clasificación porque permite determinar, para cada ocupación, los conocimientos, técnicas y competencias interpersonales asociadas, así como el nivel requerido de cada una de ellas. Pero atención, estamos hablando de ocupación y no de puesto.

¿La diferencia? Es simple: mientras que un puesto es un conjunto de tareas y misiones realizadas por un empleado, una ocupación se ajusta a un contexto más general y hace referencia a «una profesión caracterizada por una especialización que requiere de aprendizaje y experiencia» (Larousse) – también existe un registro- La Clasificación Nacional de Ocupaciones o CNO-11, donde el INE establece los criterios de clasificación de ocupaciones según el trabajo realizado y las competencias requeridas. La mayoría de las ramas profesionales también definen las tareas y competencias asociadas. Estas codificaciones son necesarias para registrar la forma en que se transforman las profesiones, en vista de la rápida evolución de los mercados.

Ejemplo de cartografía de competencias para un puesto de director de marketing

A partir de la cartografía se obtiene un análisis de las competencias personales de cada empleado, desvelando las lagunas existentes, ya sea en competencias transversales o profesionales, así como las fortalezas que potenciar. De esta forma, tanto empleados como mánagers pueden conocer sus puntos fuertes y de mejora.

¿Por qué hacer una cartografía de competencias?

Cada año se elabora un balance de cuentas para analizar el estado de las finanzas de la empresa. Entonces, por qué los recursos humanos no hacen lo mismo con lo que da valor al capital humano: las competencias. La cartografía, además de aportar una visión general de las competencias que hay en una empresa ¡es una excelente herramienta de evaluación!

La prueba en 4 preguntas:

• «¿Se cuenta con todas las ocupaciones necesarias para el buen funcionamiento de la empresa?» Porque la cartografía proporciona una descripción general de las ocupaciones y así permite evaluar las necesidades de contratación en cualquier momento. Gracias a la especificación de las competencias requeridas, es más fácil sentar las bases para la descripción del puesto del futuro empleado y tener claras las características esenciales que debe reunir un candidato en el momento de ser contratado respondiendo a la pregunta: «¿es este el candidato adecuado para el puesto?».
• «¿Tienen todos los empleados que ocupan un puesto específico las competencias necesarias para llevar a cabo sus tareas al nivel que requiere la empresa?» Puesto que cada profesión está asociada a un conjunto de competencias con un nivel determinado, es posible evaluar las necesidades de formación de los empleados. De hecho, al estudiar las brechas entre lo que se tiene y lo que se requiere, se pueden identificar las áreas de mejora. De esta forma podrás llevar a cabo acciones de formación adecuadas a cada momento, tanto de forma individual como colectiva.
• «Mis empleados me piden formación, pero ¿realmente la necesitan?» Hay que administrar el presupuesto de formación de manera eficiente. La cartografía de competencias establece el nivel que tienen los colaboradores en las diferentes competencias para poder valorar la pertinencia de una acción formativa según el nivel deseado por la empresa. Si el nivel del empleado es suficiente, la solicitud debería ser rechazada o reorientada.
• «¿Qué hay de la movilidad interna?» Puesto que la cartografía de competencias analiza tanto las competencias transversales como las competencias técnicas, es más fácil gestionar la movilidad interna. De hecho, surgirán puentes de forma natural entre los empleados y los puestos. Al hacer evolucionar a los empleados a través de la experiencia y de formaciones, la cartografía permitirá visualizar su adecuación potencial a otros puestos de la empresa.

Y la guinda del pastel, la cartografía de competencias también es una herramienta que permite hacer más objetivas las decisiones de los RRHH: aprobar o denegar una formación con criterios precisos, decidir un aumento de sueldo en caso de observar un aumento en el nivel de competencias… o no.

En resumen, una cartografía enumera, describe y evalúa las competencias para facilitar su desarrollo. Con esta herramienta accesible para todos, los empleados pueden comprender qué espera la empresa de ellos y anticipar su desarrollo de manera objetiva y con base en criterios tangibles.

¡Evaluar es formar con criterio!

A estas alturas todos somos conscientes de que la formación no es un gasto sino una inversión, pero ¿cómo cuantificar los beneficios de esta inversión? Nuestro objetivo es poder calcular el retorno de la inversión mediante el análisis de la eficacia y adecuación de las formaciones. Según el 2º barómetro de Talentsoft / Fefaur, para el 71,5 % de los responsables de formación, una de las principales motivaciones para evaluar la formación es poder estimar el nivel de alineación entre la formación y la necesidad de competencias. ¿Qué mejor herramienta que la cartografía de competencias para valorar la necesidad de estas formaciones?

Tomemos de nuevo nuestro ejemplo de formación lingüística ya que es una formación que siempre ha estado en el Top 3 de las más solicitadas (el 77 % de ellas son formaciones de inglés), es esencial realizar una evaluación del nivel de idioma para que la cartografía de competencias muestre de manera precisa nuestras necesidades idiomáticas. Porque la acción formativa debe servir sobre todo para reducir las brechas entre el nivel lingüístico requerido y el nivel actual de empleados. Para esto necesitamos definir un conjunto de competencias lingüísticas asociadas a cada profesión (redacción de mails, negociaciones comerciales en inglés, lectura y redacción de contratos, etc.) y la evaluación tiene que exponer el nivel de comprensión y expresión oral y escrita en cada una de ellas. También es importante contar con las herramientas adecuadas para evaluar el nivel de idioma de tus empleados de acuerdo con el marco de referencia común: el MCER.

En resumen, en lo que respecta a la formación, las principales ventajas de la cartografía de competencias son:

• Identifica las necesidades: la cartografía permite determinar qué empleados son los que realmente necesitan ser formados en competencias específicas.
• Compara solicitudes: permite decidir sobre la pertinencia de una solicitud de formación.
• Optimiza las sesiones de formación: la formación será mucho más eficaz si se agrupa por competencias en vez de por profesión; y por nivel en lugar de por departamento
• Optimiza el presupuesto: dado que cada nivel se evalúa antes y después de la formación, podemos analizar el retorno de la inversión de la formación.

Descubre cómo ADP llevó a cabo su cartografía de competencias lingüísticas para optimizar su estrategia de formación.