Entretien structuré ou spontané, plus besoin de choisir

Le recrutement est un processus humain imparfait et irrationnel tant qu’on l’ignore », pour reprendre les termes de Jean-Baptiste Audrerie, ‎psychologue organisationnel, auteur du blog FutursTalents. Soumis à de nombreux biais, les recruteurs peuvent-ils éviter de tomber dans les pièges inconscients auxquels nous sommes tous soumis ? Tentons alors d’y voir un peu plus clair sur les méthodes d’entretien de recrutement, et tout particulièrement sur l’entretien structuré.

Même pour les recruteurs, l’entretien d’embauche n’est pas toujours un exercice facile. Une bonne évaluation, la moins biaisée possible, repose sur la bonne préparation de l’entretien et donc de bonnes questions. L’entretien structuré apparaît comme la solution idéale mais, trop rigide, elle ne fait pas vraiment rêver les recruteurs… Comment intégrer cette méthode dans son processus de recrutement – qui reste essentielle pour garder un jugement éclairé et déjouer ses propres pièges -,  tout en conservant la liberté d’entretiens plus spontanés ?

L’entretien structuré : comment ça marche ?

La fiabilité prédictive de l’entretien structuré par rapport à l’entretien non structuré a été mise en avant par une étude de sur la structure de l’entretien de sélection de Campion & al. en 1997. L’entretien non-structuré est une conversation libre sans préparation des questions par le recruteur, qui base davantage son évaluation sur son impression personnelle. Il y a donc de fortes chances que son opinion soit moins fiable et objective. À l’inverse, plusieurs recherches ont démontré que la validité d’un entretien augmente proportionnellement à son degré de structuration.

En revanche, une bonne structuration exige une préparation et un entraînement rigoureux. Campion & al. ont ainsi mis en avant 15 points pour qualifier de « structuré » le contenu et l’évaluation d’un entretien :

Le contenu et la conduite de l’entretien

  1. Analyse de poste : les questions doivent être préparées en amont et être en rapport avec les besoins du poste.
  2. Questions identiques : les questions doivent être identiques et posées dans le même ordre pour chaque entretien.
  3. Relances limitées : Il faut éviter de rebondir sur les réponses des candidats.
  4. Questions pertinentes : les questions doivent permettre d’évaluer le raisonnement du candidat en situation de travail à travers sa connaissance métier, ses réalisations lors de ses précédentes expériences et sa connaissance du métier. Par exemple : ‘Imaginez-vous dans une situation où vous effectuez une présentation produit chez un prospect, une question technique difficile dont vous n’avez pas la réponse est posée. Que faites-vous ?’
  5. Longueur de l’entretien : l’entretien doit être consistant et permettre de recueillir les informations nécessaires : durée suffisante de l’entretien ou nombre de questions posées.
  6. Autres sources d’information à éviter : il faut éviter le recours à d’autres sources d’informations pour ne pas se laisser influencer par le biais de confirmation d’hypothèse (privilégier les informations confirmant des idées préconçues suite aux CV, tests…).
  7. Pas de question de la part des candidats : les questions des candidats réduisent la standardisation et l’équité du contenu. Il est préférable de laisser le candidat poser ses questions en dehors de l’entretien.

L’évaluation

  1. Notation des réponses : les réponses aux différentes questions doivent être notées : l’évaluation est alors en lien direct avec la réponse.
  2. Échelle comportementale : l’utilisation d’échelles comportementales (BARS) améliore la fiabilité de la notation en se basant sur la méthode des incidents critiques. Pour vulgariser le concept, il s’agit de mesurer l’écart entre les réponses des candidats sur une situation donnée par rapport au comportement réellement observé sur le terrain, et nécessaire à la réussite
  3. Prise de note détaillée : la prise de notes permet de pallier le biais de récence (donner une préférence aux derniers candidats) et d’éviter l’effet de halo (ne considérer que les informations qui valident un a priori, une première impression).
  4. Plusieurs évaluateurs : Les entretiens peuvent être menés par plusieurs recruteurs en même temps ou séparément (dans ce cas ne pas parler des candidats avant l’entretien pour éviter les biais d’influence).
  5. Évaluateurs identiques : les mêmes évaluateurs conduiront et analyseront les entretiens de façon identique : mêmes questions et mêmes échelles de valeurs.
  6. Pas de discussion pendant l’entretien : l’absence de discussion permet de limiter les informations non pertinentes à l’évaluation ou tout favoritisme.
  7. Entraînement des recruteurs : la formation à ce type d’entretien est fondamentale (analyse du poste, techniques de questionnement, méthode des incidents critiques, échelles d’évaluation…)
  8. Modèle statistique de prédiction : il faut mettre en place une méthode de prise de décision (pondération des réponses, notes pondérées.

L’entretien structuré : dans la pratique

En bref, l’entretien structuré est un modèle qui a fait ses preuves en se basant sur une méthode standardisée, objective. Ce qui en fait d’ailleurs une excellente base pour les chercheurs qui développent les algorithmes d’intelligence artificielle. Pour les recruteurs, son usage est justifié mais quelque peu aseptisé. Dans la pratique, il est d’ailleurs peu employé. Et on comprend pourquoi !

En effet, le recrutement a une double vocation : convaincre le recruteur que le candidat est le meilleur pour la mission au sein de l’organisation et convaincre le candidat d’intégrer la mission/l’équipe/l’entreprise. Dans ce contexte de séduction, l’entretien structuré ne permet pas vraiment au candidat de se projeter sur le poste. D’autant que conduire des entretiens identiques ne fait pas non plus rêver les recruteurs ! Alors pourquoi ne pas laisser les entretiens structurés à la phase de présélection ?

Une présélection structurée avec l’entretien vidéo différé

L’entretien vidéo différé permet, comme son nom l’indique, d’organiser « en différé » des entretiens avec des candidats et de les évaluer. Le recruteur établit un questionnaire de recrutement et y associe des critères d’évaluation. Les questions posées sont en général des questions de motivations, d’expériences, de mises en situation ou des questions d’ordre plus pratique. Puis, le candidat reçoit une invitation pour y répondre et enregistre ses réponses dans un temps limité, selon ses disponibilités. Le recruteur reçoit alors les vidéos sur une interface et peut comparer et évaluer les différents profils avec ses équipes, selon les critères définis précédemment.

L’entretien vidéo asynchrone s’apparente sur plusieurs des points identifiés précédemment à un entretien structuré :

  • Points 1 et 2 (Analyse de poste/Questions identiques) : les questions sont toujours les mêmes par rapport au poste et posées dans le même ordre.
  • Points 3, 7 et 13 (Relances limitées/Questions des candidats/Discussion pendant l’entretien) : il n’y a pas d’interactions directes entre le candidat et le recruteur car l’entretien se déroule en mode asynchrone.
  • Points 1 et 4 (Analyse de poste/Questions pertinentes) : les critères d’évaluation sont définis par rapport à la fiche de poste. Il est également recommandé de poser des questions liées au métier, à la motivation mais aussi d’intégrer des questions de situation. Les critères – et certaines questions – sont généralement définis avec le manager.
  • Point 6 (Autres sources d’informations) : le gain de temps offert par le mode différé permet de s’affranchir du CV, selon le degré choisi par le recruteur, pour se consacrer pleinement à l’évaluation de l’entretien et notamment à l’identification des soft skills chez les candidats.
  • Points 8 et 10 (Notation des réponses/Prise de notes) : le recruteur utilise le système de notation intégré et l’espace réservé aux commentaires pour évaluer le candidat. Par ailleurs, l’accès à l’enregistrement vidéo de l’entretien permet de minimiser le biais de récence.
  • Point 9 (Échelle comportementale) : la méthode des incidents critiques, si elle est déjà utilisée en entretien en face-à-face, peut tout à fait être dupliquée pour un entretien vidéo. Voici par exemple le type de question posée lors d’un entretien de présélection vidéo ainsi que l’échelle des comportements attendus pour le recrutement d’un gardien d’immeubles.

Exemple – Question : Suite à un désaccord, un locataire devient rapidement agressif, vous insulte et vous menace. Que faites-vous ?

Réponses possibles : Échelle de notation
Vous lui expliquez calmement que cela ne sert à rien de s’emporter et essayez de le calmer [0 ; 1]
Vous essayez de prendre le dessus sur lui en parlant encore plus fort [-1 : -2]
Vous mettez fin à la conversation avec le locataire et faites remonter l’information auprès de votre responsable afin de signaler l’agression [1 ; 2]
  •  Points 11 et 12 (Plusieurs évaluateurs) : les évaluateurs – chargés de recrutements & managers – sont généralement identiques pour noter les candidats prétendants à un même poste et se basent sur les mêmes critères. Les fonctionnalités de partage des vidéos vont également dans une logique de multi-évaluateurs.
  • Point 14 (Formation des utilisateurs ): chez iCIMS nous accompagnons les utilisateurs à l’intégration et l’usage d’une nouvelle méthode de recrutement. Les critères d’évaluation, les questions à poser, la méthodologie d’évaluation et le partage des compétences dans l’évaluation sont des éléments abordés au cours de la formation.

Notons que les points suivants différent de la définition de Campion et al. :

  • Point 5 (Longueur de l’entretien) : la durée de l’entretien est paramétrée par le recruteur en fonction du temps de réponse vidéo accordé par question et du nombre de questions posées. Il y a en général une dizaine de questions à réponses écrites ou vidéo (15 minutes environ). L’entretien vidéo n’est sans doute pas assez consistant pour être assimilé à un entretien structuré à part entière mais représente un parfait équilibre entre le temps dédié à la présélection pour le recruteur et l’expérience proposée au candidat.
  •  Points 15 (Modèle statistique de prédiction) : la méthode de prise de décision est un aspect intéressant et à approfondir dans le cadre d’entretiens vidéo – quel(s) seuil(s) déterminer pour shortlister un entretien en face-à-face – même si elle reste à définir par l’équipe recrutement.

L’entretien vidéo différé gomme un certain nombre de biais cognitifs en offrant aux candidats un processus de sélection équitable, objectif et … structuré vous l’aurez compris ! La sympathie, l’antipathie pour un candidat, la préférence pour des profils clonés ou des parcours bien construits sont des exemples qui influencent moins la décision de l’évaluateur pour construire sa shortlist de candidats à rencontrer en entretien.

Gardons donc l’entretien structuré pour la présélection vidéo et l’entretien semi-structuré pour l’entretien en face à face ! L’essentiel étant de bien communiquer sur la démarche auprès des candidats qui apprécient être évalués dans les mêmes conditions en ayant la liberté de choisir dans quelles conditions passer l’entretien vidéo.

Vous voulez découvrir l’entretien vidéo à travers une démo ? C’est par ici ! 

Sources :
Alfrey, A. C. (1983). This Week ’ s Citation Classic. Bone, 1983.
Campion, M. A., Palmer, D. K., & Campion, J. E. (1997). A review of structure in the selection interview. Personnel Psychology. https://doi.org/10.1111/j.1744-6570.1997.tb00709.x
Eboyer, C. L. E. V. Y. (2007). du personnel Notations professionnelles : comment définir concrètement.
(Eboyer, 2007)
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