Ce que vous devez savoir sur les logiciels de suivi des candidatures

Il n’y a plus de débat possible : le capital humain est le seul facteur capable de vous faire atteindre vos objectifs business. Pour cela, chacun doit apporter sa pierre à l’édifice par ses talents, ses compétences, son expérience. Alors comment identifier et recruter les meilleurs pour permettre à votre organisation de se développer et de performer ?

Pour recruter et intégrer de nouveaux employés, vous avez besoin d’un puissant ATS (applicant tracking system) ou système de suivi des candidatures. En effet, selon les résultats d’une étude réalisée par Aptitude Research, les deux avantages principaux d’un ATS sont « l’amélioration de la prise de décision » (26%) et « l’optimisation de vos processus de recrutement » (24%). » Autre chiffre révélateur, une entreprise sur quatre cherche à remplacer son ATS en 2021, ceci lié à une volonté constante d’amélioration des fonctionnalités, qui sont une priorité absolue pour les recruteurs.

Alors si vous cherchez un ATS pour la première fois ou si vous voulez simplement à remplacer votre système actuel, rappelez-vous qu’un ATS est un logiciel qui devra permettre à votre organisation et à ses recruteurs de :

• Attirer facilement les talents, examiner les candidatures et communiquer avec les candidats
• Créer des profils et établir des relations avec les meilleurs talents
• Utiliser et analyser la donnée disponible pour établir et évaluer votre stratégie de recrutement.

De l’annonce d’emploi que vous publiez à la proposition d’embauche que vous envoyez au candidat choisi, un logiciel de suivi des candidatures vous aide à mieux gérer chaque étape du recrutement. De manière générale, les recruteurs utilisent leur ATS pour passer en revue les différentes candidatures reçues, évaluer les profils et entrer en contact avec les talents. Mais ils peuvent aller plus loin en automatisant l’envoi de lettres d’embauche pour simplifier la dernière phase du recrutement et passer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs plus rapidement. Ces logiciels qui misent sur l’efficacité permettent aux recruteurs de se dégager du temps pour rendre l’expérience de chaque candidat plus personnelle.

Le logiciel de suivi des candidatures le plus basique représente une simple base de données pour stocker les informations sur les candidats. Bien entendu, les ATS modernes ont aujourd’hui la capacité de faire beaucoup plus que de stocker des noms, prénoms et CV.

Un logiciel de suivi des candidats avancé vous permet de tirer le meilleur parti de la promotion des postes ouverts sur les sites d’emploi. En effet, les candidats qui manifestent de l’intérêt pour une de vos annonces sont automatiquement intégrés à un flux de conversation pour les engager dans le processus. Sans oublier qu’un ATS qui intègre de l’IA le rend plus robuste parce qu’il optimise la recherche de candidats en limitant les biais du recrutement, les préjugés.

Qui a besoin d’un ATS ?

Pour répondre à d’importants besoins et relever les défis liés au recrutement volumique, les ATS ont tout d’abord trouvé leur place dans les grandes entreprises. Mais aujourd’hui, ce n’est plus une histoire de taille et ces logiciels ne leurs sont plus réservés. De plus petites structures ont compris qu’elles pouvaient également tirer profit de l’automatisation à leur échelle. En effet, les logiciels de recrutement aident les grandes et les petites organisations à relever les défis actuels en matière d’embauche.

Comment fonctionne un système de suivi des candidatures ?

Les logiciels de suivi des candidats facilite la vie des recruteurs. Plutôt que de passer des heures à trier des CV et à organiser chaque étape du recrutement candidat par candidat, un logiciel de suivi des candidatures donne la possibilité aux recruteurs de gérer efficacement tous les aspects de leur processus d’embauche.

Un ATS moderne a le pouvoir d’automatiser et de gérer chaque phase du recrutement. En utilisant ce système, le recruteur publie automatiquement les offres d’emploi, examine les candidatures, et planifie les entretiens. Grâce à l’intelligence artificielle (IA) et au traitement du langage naturel (NLP) intégré à l’ATS, ils peuvent également filtrer et classer les candidats les plus pertinents pour un poste. L’ATS optimise ses tâches administratives afin de lui laisser plus de temps pour entrer en contact avec les candidats et construire une expérience de recrutement positive.

Une fois qu’une candidature a été soumise, les données du candidat sont conservées au sein d’un vivier de talents, au sein de l’ATS, donnant ainsi au recruteur accès par la suite à tous les profils qui ont été suffisamment attirées par l’entreprise pour postuler et qui pourraient être intéressées par de futures opportunités.

Comment les systèmes de suivi des candidatures sont-ils déployés ?

À partir du moment où elles recrutent, les entreprises ont besoin d’un système de suivi des candidats en ligne qui vont leur apporter plus de flexibilité et de stabilité dans la gestion des candidatures. Pour cela, un ATS doit s’adapter au système actuel de gestion des ressources humaines existant (s’il y en a un) mais aussi compatible avec les moyens dont chacune recrute. Il doit également s’adapter facilement à des évolutions futures. Alors lorsque vous définissez le déploiement et la mise en œuvre d’un ATS, pensez aux bases de données existantes et à l’intégration, ainsi qu’aux exigences en matière de reporting. Tous ces éléments sont essentiels pour poser les fondations d’un système de gestion qui offrira le meilleur à votre entreprise.

ATS vs. CRM

Du moment où un recruteur publie une offre sur un site d’emploi jusqu’à la proposition d’embauche faite à d’un candidat, l’ATS contribue à faciliter chaque étape du processus de recrutement. Les logiciels de gestion des relations avec les candidats (CRM) favorisent aussi le recrutement. Cependant, ils se concentrent sur le développement des viviers de talents actifs et passifs, à travers ce que l’on appelle l’entonnoir du recrutement (voir notre article sur l’inbound recruiting). Que ce soit par le biais d’emails marketing, d’événements dédiés et de recommandations automatiques de postes, un CRM permet aux recruteurs de rester en contact avec les candidats potentiels. Pour en savoir plus sur la différence entre un logiciel de gestion des relations avec les candidats et un logiciel de suivi des candidatures, cliquez ici et découvrez pourquoi les deux sont essentiels pour l’acquisition de talents.

Le meilleur logiciel de suivi des candidatures :

• Facilite la communication candidats. Que ce soit par SMS, par email ou à travers un chatbot, les candidats reçoivent les informations dont ils ont besoin de la part des recruteurs. Dans le même temps, ces derniers reçoivent des notifications à chaque réponse puisque toutes les conversations sont enregistrées dans l’ATS.
• Aide à construire vos viviers de talents. Le système de suivi des candidats est comme un registre de tous les candidats qui ont postulés dans l’entreprise et de ceux qui ont été recrutés. C’est un précieux vivier de talents dans lequel l’entreprise peut continuer des sourcer des candidats en fonction des postes qui s’ouvrent.
• Constitue une source unique de données candidats. À travers toute l’entreprise, les recruteurs et les équipes des RH ont accès aux mêmes données relatives au processus de recrutement. La recherche par filtre devient plus facile et ils peuvent ainsi trouver les candidats idéaux en fonction des prérequis par poste (compétences, expériences, formation…).

Les avantages d’un système de suivi des candidatures

Un ATS offre des avantages multiples à toute l’entreprise et pas simplement aux recruteurs. En effet, en mettant en place un système de suivi des candidatures, vous découvrirez que :

• Les tâches administratives simplifiées augmentent la productivité.
• Les recruteurs ont plus de temps pour trouver des candidats de meilleure qualité.
• L’expérience du candidat s’améliore.
• L’intelligence artificielle vous aide à constituer un vivier de talents plus large et à réduire les biais.
• L’analyse de la donnée en temps réel vous guide dans vos stratégies de recrutement pour trouver les talents dont vous avez besoin.

Un bon ATS doit vous permettre d’améliorer l’ensemble du processus de recrutement – pour le candidat qui veut trouver un bon poste, le recruteur qui cherche le meilleur profil et l’entreprise qui a besoin des meilleurs talents.

Un ATS vous permet de recruter des équipes gagnantes. Les organisations qui souhaitent rationaliser leurs processus de recrutement et fournir une meilleure expérience pour toutes les personnes concernées, devraient envisager d’intégrer un ATS.

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