¿Cómo comunicar correctamente dentro de las empresas para generar valor?

¿Es necesario comunicar correctamente dentro de las empresas para generar valor?

Sí, porque cada acción llevada a cabo dentro de la empresa, así como cada proceso, tiene que generar valor. Y para hacerlo, la única forma es hacer circular la información correcta, de manera transparente, de forma adecuada e involucrando a las personas correctas para que ellas también puedan involucrar a otras personas hasta que afecten positivamente a la totalidad (o casi) de la empresa y cambien la realidad laboral, mejorándola.

Utilizando las herramientas adecuadas y compartiendo los objetivos con los colaboradores, es posible transmitir mensajes eficaces y ayudar a los empleados a comprender los valores, la cultura y la estrategia que la empresa ha construido a lo largo del tiempo y/o que quiere mejorar.

Es necesario, pues, distinguir entre dos tipos de comunicación: una práctica y la otra más “institucional-informativa”.

Una comunicación interna  ‘práctica’

El objetivo principal de la comunicación práctica consiste en crear un flujo de información útil para la organización y la operatividad laboral.  Pero no solo eso: un flujo de información contribuye al surgimiento de nuevas ideas y al crecimiento de proyectos innovadores que pueden resultar una verdadera oportunidad de crecimiento para la organización entera.

Las herramientas más utilizadas para la comunicación interna siguen siendo correos y reuniones.  Estas son las herramientas que, a lo largo del tiempo, han generado un desarrollo y un aumento de estrés por parte de los usuarios, hasta perder casi su eficacia: reuniones muy largas, una lista interminable de correos electrónicos con un listado de interlocutores (evidentes o menos, si se ponen en copia) que no permiten llegar con rapidez a un punto concreto, causan desinterés y reducen, con el tiempo, la eficacia.

La comunicación resulta más eficaz y fluye en contextos en los que quedan claros los papeles y los objetivos de las personas, puestos en común y compartidos por la mayoría de los interlocutores.  En segundo lugar, son necesarias una formación práctica y directivas claras sobre el uso consciente de las herramientas de comunicación, sea cual sea el papel dentro del entorno en cuestión.

A este respecto, la cultura empresarial es la única herramienta que puede marcar realmente la diferencia.

Una comunicación interna “Institucional-informativa”

El segundo tipo de comunicación, la institucional-informativa, sigue normalmente un flujo top-down en el que el liderazgo quiere difundir la información sobre la organización y, más en general, la vida de la empresa (ej. Premios ganados, asistencia a eventos internacionales, nuevas sinergias con diferentes realidades de negocios, nuevas designaciones dentro la propia empresa, nuevos ingresos, etc.).

El objetivo de este tipo de comunicación es aumentar la implicación de los colaboradores y la armonización con los objetivos.  En la mayoría de los casos, la realidad es muy distinta de la voluntad de base.  Muy a menudo, no nos ocupamos de esta herramienta o, peor aún, no se considera útil, y nos olvidamos de que la cultura de la empresa se desarrolla a partir del liderazgo. Si un gerente pasa por alto la comunicación con sus colaboradores, no se puede esperar que lo hagan ellos porque el ejemplo que reciben es el de un aspecto poco importante al que no hay que dedicar tiempo.

Y al revés, si el gerente cuida de este aspecto y le atribuye importancia, sus colaboradores serán motivados y estarán dispuestos a dedicar atención y energía a estas sinergias.

En las realidades en las que la comunicación no está presente o no se adapta a los valores de la empresa, las personas de valor tienden a dejar la empresa y buscar en otra compañía donde puedan encontrar condiciones culturales y valores que coincidan con la actitud y los objetivos establecidos por la empresa.

Los ingredientes fundamentales para una estrategia de comunicación interna eficaz

En primer lugar, es necesario profundizar y desarrollar una nueva cultura de empresa basada principalmente en las personas y en sus necesidades.

A continuación, hay que construir una estrategia de comunicación transparente y atractiva, en la que los colaboradores de la misma empresa se conviertan en actores activos del cambio de la empresa y no sean meros espectadores pasivos sujetos a decisiones top-down.

El objetivo principal tiene que consistir en la eliminación de las jerarquías en el trabajo (más bien las estructuras piramidales) y concebir un sistema organizacional basado en las competencias y en la flexibilidad, un sistema de organización del trabajo basado en las Personas.

Los tres pilares para construir una estrategia eficaz de comunicación interna eficaz: cultura, escucha y objetivos claros para poder generar una estrategia comunicativa basada en lo que surge de los dos primeros puntos.

Cómo medir la eficacia de la estrategia de comunicación interna

Es necesario “fotografiar” la empresa en distintos momentos.  Seguramente servirán tres fotografías: una antes de implementar esta solución, una (por lo menos) en mitad del proyecto y la última cuando el proyecto se acepte y se optimice.

Para sacar estas tres fotos es necesario recopilar y analizar los datos que la empresa tiene/debería tener:

  • Datos sobre la productividad, procesos activos y ganancias generadas;
  • Estado sobre la satisfacción profesional de los empleados (a través de encuestas personalizadas por cada contexto); análisis del índice de rotación y de las capacidades profesionales/generaciones con la tasa más elevada.
  • Análisis de las exit interview; datos sobre el porcentaje de ausencias y bajas por enfermedad/accidentes.
  • Feedback sobre los programas activos de bienestar laboral.

El aspecto del bienestar laboral es muy importante para comprender si el estado de salud de la comunicación interna y de la implicación del personal necesita intervenciones.

Que se haga a través de estos datos o de otros, la medición de la estrategia de comunicación interna adoptada es indispensable para replantearla y volver a organizarla según las necesidades internas o para definir  y valorar las buenas prácticas en el caso de que los resultados sean positivos y se alineen con los objetivos.

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